مدارک ایزو
ایزو یک سازمان غیر دولتی است و از نمایندگان 165 کشور تشکیل شده و به سازمان ها، صنایع و افراد کمک می کند تا با پیروی از الگوها و دستورالعمل های تبیین شده توسط آن به بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتری، کاهش هزینه ها، اثربخشی و بهره‌وری بیشتر دست یابند. لذا برای اخذ این گواهینامه، هر سازمان لازم است نشان دهد که فعالیت های خود را مطابق با الزامات استاندارد مدنظر خود همگام کرده است. برای این منظور، باید مستندات و اسناد مورد نیاز را تهیه و به یک مجموعه حسابرسی مورد تایید این سازمان ارائه دهد. مستندات و اسناد لازم برای دریافت هر استاندارد ایزو به عنوان مدارک ایزو شناخته می شوند. بنابراین در ادامه این مقاله قصد داریم در خصوص اسناد و مدارک ایزو لازم بیشتر صحبت کنیم.
مقاله مرتبط : گواهینامه ایزو چیست؟
مدارک ایزو چیست
زمانی که از مدارک ایزو صحبت می شود منظور شامل هر نوع سند، رکورد، فرم، گزارش، دستورالعمل، روش، برنامه، سیاست و مستندات دیگر می شود که برای نشان دادن انطباق با استانداردهای ایزو لازم است در دسترس باشند. مدارک ایزو نقش مهمی در تضمین کارآمدی و پایداری سیستم های مدیریت ایزو دارند و به عنوان شواهد قابل اعتماد و قابل ردگیری برای حسابرسان، مشتریان، ناظران و ذینفعان داخلی و خارجی عمل می کنند.
مدارک لازم برای گرفتن ایزو
بنابراین بسته به نوع استاندارد ایزو که قصد درخواست آن را دارید، مجموعه مختلفی از مستندات و اسناد لازم خواهید داشت. با توجه به تعداد زیاد استانداردهای ایزو (بالغ بر 24000 استاندارد)، نمی توان لیست جامع و کاملی از تمامی مدارک ایزو لازم را در اینجا ذکر کرد.
اگرچه هر کدام از این استانداردها دارای الزامات خاص خود هستند که باید در مستندات و مدارک ایزو ارائه شده توسط سازمان ها منعکس شوند. بنابراین به طور کلی، مستندات و مدرک های ایزو لازم برای دریافت گواهینامه را می توان در سه دسته طبقه بندی کرد:
اسناد اجباری:
شامل مدارک ایزو است که برای هر استاندارد به صورت صریح و قطعی مورد نیاز است. برای مثال، برای درخواست ISO 9001، سازمان ها باید مدرک های ایزو زیر را تهیه و ارائه کنند:
- محدوده سیستم مدیریت کیفیت
- سیاست کیفیت
- اهداف کیفیت
- روش های کنترل و نگه داری مستندات و گزارشات
- برنامه حسابرسی داخلی و بازبینی توسط مدیریت
- روش های شناسایی، پایش، کنترل و پیشگیری از عدم انطباق ها
- روش های اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
سوابق اجباری:
شامل گزارش فعالیت های عملیاتی و نتایج حاصل از آن ها است. سوابق اجباری برای هر استاندارد نشان دهنده عملکرد واقعی سازمان در رعایت الزامات استاندارد مربوطه است. برای مثال، برای درخواست ISO 9001، سازمان باید رکوردها و گزارش های زیر را تهیه و نگهداری کند:
- نتایج حسابرسی داخلی و بازبینی توسط مدیریت
- نتایج پایش و اندازه گیری فرآیندها و محصولات
- نتایج شکایات مشتریان و رضایت آن ها
- نتایج شناسایی، کنترل و پروانه دادن عدم انطباق ها
- نتایج تجزیه و تحلیل داده ها
- نتایج اقدامات اصلاحی
اسناد غیر اجباري:
شامل مستنداتی است كه بر اساس فرایندها و عملکرد سازمان تهیه مي شود. به عبارت ديگر، اين مستندات به صورت اختیاری تهیه و ارائه می شوند و این مدارک ایزو به عنوان راهنما، پشتیبان و توضیح دهنده فرآیندها، فعالیت ها، روش ها و استانداردهای سازمان عمل می کنند. برای مثال، برای درخواست ISO 9001، سازمان می تواند اسناد زیر را تهیه و ارائه کند:
- نقشه فرآیندها
- شرح وظایف کارکنان
- دستورالعمل های کاری
- فرم های ثبت اطلاعات
- چک لیست های بررسی کیفیت
- نمودارهای جریان کار
دریافت مدارک ایزو
همانطور که گفته شد هر استاندارد، مدرک iso مرتبط با خود دارد و برای تهیه مدارک ایزو، مرتبط با استاندارد مدنظر، باید ابتدا نوع استاندارد مشخص شود و الزامات آن با توجه به عملکرد سازمان و اسناد لازم که قبلتر توضیح داده شد، بررسی و مستند شود. اگرچه تهیه و توسعه اسناد و مدارک ایزو لازم براساس الزامات استاندارد انتخاب شده، فرآیندی است که می توان با الگو برداری از مدرک های ایزو از قبل تولید شده، بهبود و شخصی سازی کرد. بنابراین می توانید با استفاده از مدارک ایزو از قبل فراهم شده، در زمان و هزینه اخذ استاندارد مدنظر خود، صرفه جویی کنید.
برای این منظور و دریافت این مدارک می توانید با کارشناسان متخصص ما در سیستم کاران در تماس باشید.
کد گذاري مستندات ايزو
برای منظم كردن و دسته بندي اسناد و مدارک ایزو لازم است از کدگذاری مستندات، مطابق الگوی مشخص شده توسط ایزو استفاده کرد. در واقع از این كد گذاري به منظور شناسایي آسان تر، جستجوي سريع تر، كنترل بهتر و جلوگيري از تكثير يا تضاد مستندات استفاده مي شود.
اگرچه كد گذاري مستندات و مدارک ایزو بسته به نياز و سياست هر سازمان می تواند متفاوت باشد. با این حال، بعضي از فاکتورهای رایج در کد گذاري عبارتند از:
- نام يا عبارت كليدي كه شامل مضمون يا منظور سند باشد
- شماره يكتا كه براي تفكيك هر سند از اسناد ديگر استفاده می شود
- تاريخ ايجاد يا ويرايش سند
- نسخه يا ويرايش سند
- مسئول يا نويسنده سند
- محل نگهداري يا ذخيره سازي سند
برای مثال، یک کد گذاری مناسب برای یک سند مربوط به ISO 9001 می تواند به شکل زیر باشد:
QP-01-2023-09-05-V1-MJ
این کد گذاری به این معنی است که:
- QP: Quality Policy (سیاست کیفیت)
- 01: Document Number (شماره سند)
- 2023-09-05: Date of Creation or Revision (تاریخ ایجاد یا ویرایش)
- V1: Version or Revision Number (شماره نسخه یا ویرایش)
- MJ: Responsible or Author (مسئول یا نویسنده)
جمع بندی
بنابراین می توان گفت اولین قدم برای دریافت هر استاندارد ایزو، تهیه و فراهم نمودن مستندات و مدرک iso مرتبط با آن استاندارد است که مطابق با آن، سازمان یا شرکت بتواند فرآیندها و فعالیت خود را به صورت مستند نشان دهد. این مستندات و مدرک های ایزو به مجموعه کمک می کند تا یک دستورالعمل جامع و ثبت شده، چه برای پیشبرد اهداف و عملکرد داخلی مجموعه و یا گزارش به ذینفعان، ناظران و یا هر سازمان صادر کننده ایزو داشته باشد.
در نهایت در نظر داشته باشید که برای تهیه و فراهم نمودن این مدارک ایزو، بهترین رویکرد مشاوره و بهره گیری از متخصصان این امر است که می توانند در زمان و هزینه شما صرفه جویی کنند. برای مشاوره با کارشناسان متخصص ما می توانید با شماره های درج شده در وبسایت سیستم کاران تماس حاصل نمایید.