ممیزی ایزو 9001
ایزو 9001 یکی از انواع استانداردهای بین المللی با هدف ارتقا و بهبود سیستم مدیریت کیفیت است که به سازمان و یا شرکت کمک می‌کند تا با بهبود مستمر در فرایندهای اجرایی، کیفیت تولید محصول و یا ارایه خدمات را افزایش داده و در نهایت رضایت مشتری و ذینفعان را کسب کنند. در نتیجه می توان گفت که ممیزی ایزو 9001 فرآیندی است که در آن سیستم مدیریت کیفیت سازمان یا شرکت توسط یک ممیز مجرب یا شرکت ممیزی، بررسی و ارزیابی شده تا اطمینان حاصل شود که آن سازمان با الزامات استاندارد ایزو 9001 و خود سازمان همپوشانی و همخوانی دارد. در ادامه این مقاله قصد داریم در خصوص جزئیات این فرایند از قبیل چک لیست سرممیزی ایزو 9001، سوالات ممیزی ایزو 9001، آموزش ممیزی ایزو 9001 و دوره سرممیزی ایزو 9001 بیشتر صحبت کنیم. پس در ادامه با ما همراه باشید.
همچنین برای آشنایی بیشتر با ماهیت استاندارد ایزو 9001 نیز می توانید مقاله زیر را مطالعه نمایید.
مقاله مرتبط : ایزو 9001
انواع ممیزی ایزو 9001
به طور کلی و در تمامی استانداردها، دو نوع ممیزی اصلی برای اعتبار بخشیدن به شرکت یا سازمان وجود دارد: ممیزی داخلی و ممیزی خارجی.
هر شرکت یا سازمان برای اعتبارسنجی، بررسی و مطابقت فرآیندهای خود با الزامات هر استاندارد، نیاز دارد تا چه به صورت داخلی و چه به صورت خارجی ممیزی شود. برای ممیزی ایزو 9001 نیز به همین صورت نیاز است ممیزی داخلی ایزو 9001 یا خارجی آن انجام گیرد.
- ممیزی داخلی ایزو 9001: در این ممیزی چک ليست های استاندارد توسط خود سازمان تهيه و اجرا می شود. هدف از این نوع مميزي، شناسایي نقاط قوت و ضعف و پيشنهاد راهكارهای بهبود در سيستم كيفيت است و برای بهبود فرایندها و یا آمادگی برای اخذ استاندارد ایزو 9001، توسط خود سازمان صورت می پذیرد.
- مميزي خارجي ایزو 9001: این ممیزی توسط يك سازمان ذینفع ديگر یا نهاد صادرکننده ایزو صورت می پذیرد. هدف از این نوع مميزي، برای شرکت ذینفع، تأييد كيفيت خدمات يا محصولات توليدي شرکت شما و برای نهاد صادر کننده ایزو یا CB (Certification Body) صدور گواهینامه ایزو 9001 و اعتبار بخشیدن به سازمان است.
چک لیست ممیزی ایزو 9001
قدم اول برای انجام هر نوع ممیزی، ابتدا تهیه و گردآوری چک لیست های مناسب و جامع است. چک لیست ایزو 9001 نیز شامل سؤالات و معیارهای ارزشیابى است که بسته به نوع فعاليت، حجم كار، تعداد پرسنل و منابع سازمان می تواند متفاوت باشد. اما به صورت عمومی هر چك لیست با اطلاعات عمومی هر شرکت یا سازمان دسته بندی می شود که عبارتند از:
- اطلاعات كلي درباره سازمان مميزى شونده، مانند نام، آدرس، شماره تماس، نوع فعاليت و محدوده مميزى
- اطلاعات مميز و تيم مميزى، مانند نام، سمت، تخصص و تجربه
- برنامه و زمان‌بندی ممیزی، مانند تاریخ شروع و پایان، مکان‌های مورد بازدید، افراد مورد مصاحبه و موضوعات مورد بررسی
- الزامات استاندارد ایزو 9001 و سیاست‌ها و اهداف کیفیت سازمان
- فرآیندها و فعالیت‌های کلیدی سازمان و روش‌های کنترل و اندازه‌گیری آن‌ها
- نتایج ممیزی قبلی و عملکرد کیفیت سازمان در دوره گذشته
- نقاط قوت و ضعف سازمان و راهکارهای بهبود پیشنهادی
سوالات چک لیست ایزو 9001
برای هر بخش از این چک لیست، باید سؤالات مناسب و جامع طراحی شود. این سوالات به ممیز کمک می کنند تا اطلاعات لازم را جمع‌آوری، تحلیل و ثبت کند. در نظر داشته باشید که سؤالات باید به گونه‌ای طراحی شوند تا نهایتا به پاسخ‌های قابل اندازه‌گیری، قابل قیاس و قابل تأیید منتج شوند. برای طراحی سؤالات چک لیست ایزو 9001، توجه به نکات زیر می تواند در طراحی سوالات کاربردی کمک کند:
- در طراحی سؤالات از کلمات ساده و روشن استفاده شود.
- سؤالات باید با استفاده از کلمات باز (Open-ended) شروع شوند، مانند چگونه، چرا، چه زمانی، چه کسانی و …
- هر سوال باید به صورت خاص و مشخص، به جزئیات بپردازد.
- سؤالات نباید به صورت منفی یا پیچیده باشند و از هرگونه ابهام در آن پرهیز شود.
- سوالات باید به صورتی طراحی شوند که تک جوابی نباشند (مثلا بله و خیر) و به شرح موقعیت در آن پرداخته شود.
- سؤالات تحریک‌آور و تشویق‌کننده باشند و باعث تولید ایده‌های جدید شوند.
برای پاسخ به هر سوال، منابع مستندسازی یا شواهد موجود بررسی شده و نتایج ثبت می‌شود.
منظور از منابع مستندسازی؛ قوانین، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، گزارشات، آمارها، نمودارها و … هستند و شواهد ممکن است شامل مصاحبه با کارکنان، بازدید از محل کار، بررسی نمونه‌های کاری و … باشد. در نهایت نتایج با ارزیابی عملکرد سازمان بر اساس معیارهای استاندارد و تشخیص نقاط قوت و ضعف و ریسک‌های احتمالی تکمیل می‌شود.
بررسی گزارش ممیزی ایزو 9001
پس از اتمام ممیزی، گزارش سرممیزی ایزو 9001 تهیه می‌شود که شامل خلاصه‌ای از فعالیت‌های انجام شده، نتایج به دست آمده، نظرات و پیشنهادات ممیز و هر گونه اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه لازم می‌باشد. گزارش ممیزی ایزو 9001 باید به صورت رسمی و قابل فهم نوشته شده و به سازمان ممیزی شونده ارائه شود. همچنین باید جلسه خاتمه ممیزی برگزار شود که در آن گزارش ممیزی توسط سرممیزی ایزو 9001 به صورت خلاصه و شفاف به اطلاع سازمان ممیزی شونده رسانده شود و هر گونه سؤال یا ابهام پاسخ داده شود.
آموزش ممیزی ایزو 9001
بهترین رویکرد برای آموزش ممیزی ایزو 9001، این است که متقاضیان با توجه به هدف از ممیزی، دوره‌های مناسب و معتبر را که توسط نهاد‌های صلاحيت‌دهنده (Certification Body) تأييد شده‌اند، انتخاب کنند. معمولا دوره‌هایی که برای آموزش مميزي ايزو برگزار می شوند با تئوجه به مخاطب هدف دسته‌بندی می‌شوند.
- دوره آشنایي با استاندارد ايزو 9001 : در این دوره مفاهيم و الزامات استاندارد به صورت كلي توضيح داده مي‌شود.
- دوره آموزش مميزی داخلي ايزو 9001 : در این دوره فرآیند و روش‌های انجام مميزي داخلي به صورت عملي آموزش داده مي‌شود.
- دوره سرمميزي ايزو 9001 : در این دوره فرآیند و روش‌های انجام مميزي خارجي به صورت حرفه‌ای آموزش داده مي‌شوند.
در نتیجه برای افرادی که تمایل دارند در دوره سرمميزي ايزو 9001 شرکت کنند، لازم است ابتدا دوره مميزی داخلي را گذرانده باشند و تجربۀ کافى نیز در زمینه سیستم مدیریت کیفیت کسب کرده باشند. با گذراندن دوره سرمميزى و کسب گواهینامه معتبر قادر خواهید بود به عنوان یک مميز مستقل و مجرب در سازمان‌های مختلف فعالیت کنید.