مستندات ایزو 9001
گردآوری و به‌روزرسانی مستندات ایزو 9001 یکی از مهمترین بخش‌های پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت کیفیت (QMS) بر اساس استاندارد بین المللی ISO 9001:2015 است. در حقیقت مستندات iso 9001 شامل تمامی مدارک و سوابق سیستم مدیریت کیفیت در سازمان می‌شود که برای نشان دادن توانایی مجموعه در ارائه خدمات یا تولید محصولات با کیفیت مناسب و مطابق با استانداردهای بین‌المللی می‌باشد. بنابراین در این مقاله قصد داریم به بررسی اهمیت، الزامات، انواع و نحوه تهیه و تدوین مستندات ایزو 9001 بپردازیم.
در صورتی که با استاندارد ایزو 9001 آشنایی ندارید یا توضیحات بیشتری در خصوص ماهیت این استاندارد نیاز دارید، می‌توانید مقاله ایزو 9001 را مطالعه نمایید.
مقاله مرتبط : ایزو 9001
اهمیت مستندات ایزو 9001
همانطور که گفته شد گردآوری و ارایه مستندات ایزو 9001 از اهمیت زیادی در تمامی جوانب فرایندی سازمان یا شرکت برخوردار است. جمع‌آوری این مستندات چه در راستای بهبود عملکرد سازمان، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها و چه در اخذ این استاندارد نقش پررنگی ایفا می‌کند. بنابراین در قدم اول بهتر است بدانیم برخی از فواید مستندات iso 9001 عبارتند از:
- نشان دادن تعهد سازمان به کیفیت و رضایت مشتری
- تعریف وضعیت فعلی، اهداف، استراتژی‌ها و فرآیندهای سازمان
- تسهیل ارتباط و همکاری بین کارکنان، مدیران، ذینفعان و طرف‌های قرارداد
- رعایت الزامات قانونی، مقررات و استانداردهای صنعت
- کنترل و پایش فعالیت‌ها و عملکردهای سازمان
- شناسایی نقاط قوت و ضعف، ریسک‌ها و فرصت‌ها
- پیدا کردن راه‌حل‌های بهبود خدمات یا کالا و نوآوری در ارایه
- ثبت و ذخیره داده‌ها و اطلاعات کلیدی
- اثبات انطباق با الزامات استاندارد ISO 9001
- دریافت گواهینامه ISO 9001
لیست مستندات ایزو 9001
الزامات ایزو 9001 در بخش‌های مختلف استاندارد ISO 9001:2015 به وضوح ذکر شده است. برخلاف نسخه‌های قبل، استاندارد جدید الزام به داشتن چندین دستورالعمل، روش اجرایی، فرم و ضمائم را ندارد، بلکه به سازمان‌ها آزادی عمل بیشتری در تعریف، تولید، نگهداری و کنترل مستندات خود می‌دهد. با این حال، برخی از الزامات حداقل مستندسازی را برای سازمان‌ها تعیین کرده است. به عنوان مثال:
- سازمان باید خط مشی کيفيت خود را تعيين كند (بخش 5.2)
- سازمان باید اهداف کیفیت خود را مشخص نماید (بخش 6.2)
- سازمان باید دامنه سیستم مدیریت کیفیت خود را مشخص کند (بخش 4.3)
- سازمان باید فرآیندهای لازم برای سیستم مدیریت کیفیت خود را شناسایی، توصیف، اجرا و کنترل کند (بخش 4.4)
- سازمان باید مستندات مورد نیاز برای اثبات انطباق با الزامات استاندارد و سیستم مدیریت کیفیت خود را نگهداری و به‌روز کند (بخش 7.5.1)
- سازمان باید همچنین سوابق کیفیت مورد نیاز برای اثبات انجام فعالیت‌های تعریف شده و به دستاورد نتایج مورد انتظار را نگهداری کند (بخش 7.5.2)
انواع مستندات ایزو 9001
مستندات ایزو 9001 را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد: مستندات درون سازمانی و مستندات برون سازمانی.
مستندات درون سازمانی
مستندات ایزو 9001 درون سازمانی شامل مستنداتی است که سازمان برای خودش تهیه می‌کند و مورد استفاده قرار می‌دهد. این مستندات عبارتند از:
- نظام نامه کيفيت: یک سند رسمي كه در آن خط مشي، دامنه، الزامات و مسئوليت‌هاي سيستم مديريت كيفيت سازمان تعريف شده است.
- روش‌های اجرایي: چگونگي اجراي فرآيندها، فعاليت‌ها و وظايف را به صورت جزئي توصيف مي‌كنند.
- دستورالعمل‌ها: دستورالعمل‌های عملکردي، فني، پشتيباني و … را به صورت كلي يا جزئي ارایه مي‌كنند.
- فرم ها: قالب‌های استانداردي را برای ثبت و ذخيره داده‌ها و اطلاعات فرآیندهای سازمان فراهم مي‌نمایند.
- ضمائم: اطلاعات تکميلي يا پشتيبان را در قالب جدول، نقشه، نمودار، ليست و … ارائه مي‌دهند.
مستندات برون سازمانی
مستندات و الزامات ایزو 9001 برون سازمانی شامل اسنادی است که سازمان با طرف‌های قرارداد خود به اشتراک می‌گذارد. این مستندات عبارتند از:
- قراردادها: توافق‌نامه‌های حقوقی بین سازمان و شرکت‌های طرف قرارداد در خصوص شرایط و الزامات تحویل محصولات و خدمات را با تمامی جزئیات مشخص می‌کنند.
- گزارشات: نتایج و عملکردهای سازمان در انجام فرآیندها، پروژه‌ها، بازرسی‌ها و … را به صورت کتبی یا الکترونیکی ارائه می‌دهند.
- راهنماها: دستورالعمل‌های کاربردی و آموزشی برای استفاده از محصولات و خدمات سازمان هستند.
- بروشورها: اطلاعات تبلیغاتی و بازاریابی که درباره محصولات و خدمات سازمان به صورت خلاصه و جذاب اطلاع‌رسانی می‌کنند.
نحوه تهیه و تدوین مستندات ایزو 9001
برای تهیه و تدوین مستندات ایزو 9001، بهترین رویکرد برای هر سازمان این است که ابتدا مسیر این فرایند را بشناسد و سپس طی چند مرحله اقدام به تهیه و تولید این مستندات کند. بنابراین قدم به قدم مراحل زیر باید در نظر گرفته شوند:
- تعیین نیازهای مستندسازی: سازمان باید نیازهای مستندسازی خود را بر اساس الزامات استاندارد، فرآیندهای سازمان، نوع فعالیت، اندازه و پیچیدگی سازمان، نظرات ذینفعان و طرف‌های قرارداد، بهترین شیوه‌های صنعت و … تعیین کند.
- تولید مستندات: مستندات لازم را با استفاده از منابع مناسب، روش‌های منطقی، قالب‌های استاندارد به همراه زبان‌ها، علائم و نشانه‌های رایج و … تولید کند.
- بازبینی و تأیید مستندات: مستندات تولید شده را با استفاده از شاخص‌های کیفی، معیارهای ارزیابی، روش‌های بازبینی، نظرات خبرگان و … بازبینی نماید و در صورتی که صحیح و کافی بود، آن ها را تأیید کند.
- اجرا و کاربرد مستندات: مستندات تأیید شده باید در دسترس کارکنان، مدیران، ذینفعان و طرف‌های قرارداد قرار گیرد و از آن به عنوان منبع راهنمای هرگونه فعالیتی استفاده شود.
- نگهداری و به‌روزرسانی مستندات: در نهایت، مستندات باید به صورت منظم و مناسب نگهداری و در صورت لزوم با توجه به تغییرات در فرآیندها، الزامات، بازخوردها و … به روزرسانی شوند.
پکیج مستندات ایزو 9001
با توجه به مواردی که توضیح داده شد می‌توان مستندات ایزو 9001 را گردآوری و تهیه نمود. البته ممکن است برای بسیاری از اشخاص و مجموعه‌ها در ابتدا این کار چالش برانگیز و پیچیده باشد. در این صورت برای شروع، می‌توان از پکیج مستندات iso 9001 آماده و موجود استفاده کرد. پکیج مستندات iso 9001 یک مجموعه کامل و آماده از مستندات این استاندارد است که توسط کارشناسان این حوزه تهیه و گردآوری شده است و به صورت کلی با الزامات ایزو 9001 همخوانی دارد.
با استفاده از این پکیج می‌توانید مستندات خود را متناسب با الزامات ایزو 9001 تهیه و به روز کنید.
دانلود مستندات ایزو 9001
این پکیج مستندات که در بالا به آن اشاره شد، توسط سیستم کاران در اختیار شما قرارداده شده است و می‌توانید با الگو قراردادن اسناد این پکیج، مستندات خود را تهیه و به روز نمایید.
پکیج مستندات ایزو 9001 را می‌توانید از اینجا دریافت نمایید.
خلاصه
تهیه و تدوین مستندات ايزو 9001 يكي از فاکتورهای كليدي در پياده سازي و اجرای سيستم مديريت كيفيت بر اساس استاندارد بين‌المللي ISO 9001است. این الزامات ايزو 9001 شامل تمامی مدارك و سوابق سازمان براي نشان دادن توانايي خود در ارائه محصولات و خدمات با كيفيت است و از اهميت زيادي در راستاي بهبود عملكرد سازمان، افزايش كارايي و كاهش هزينه ها در واحدهای مختلف برخوردار است. الزامات ايزو 9001 در بخش هاي مختلف دستورالعمل استاندارد ISO 9001:2015 ذكر شده و می‌توان مستندات ايزو 9001 را در دو دسته درون سازماني و برون سازماني مطابق با آن تهیه و تدوین نمود. امیدواریم که این مقاله در تهیه این مستندات به شما کمک نماید و در صورت نیاز به مشاوره می‌توانید با کارشناسان متخصص ما در سیستم کاران مرتبط شوید.