جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت

مفهوم جلسه بازنگری مدیریت چیست ؟ “جلسه بازنگری مدیریت” در واقع یک جلسه ای است که هر ساله در سیستم های شرکتی و سازمانی مدیریتی برگزار می شود و در آن” سیستم مدیریت کیفیت” و اثر بخشی فرآیند صدور گواهینامه های ایزو بررسی می شود و نتایج حاصل از این بازنگری باید به جلسه بعدی کمیته ارائه داده شود. لازم به ذکر است نماینده مدیریت سازمان مسئول برگزاری جلسات و همچنین رئیس جلسات بازنگری مدیریت میباشد.

افرادی که در این جلسه شرکت میکنند باید شامل مدیرعامل، نماینده مدیریت و در صورت نیاز مدیران واحد ها باشند. فراموش نکنید که قبل از شروع جلسه مدیرعامل یا نماینده مدیریت باید دستور کار را تهیه کرده و در اختیار شرکت کنندگان قراردهد.

آیا شما دارید برای برگزاری جلسه بازنگری مدیریت یا جلسه بررسی مدیریت آماده می شوید؟ اگر چنین است، با ما همراه باشید.

در این مقاله، شما را با اصول برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای جلسه بازنگری مدیریت راهنمایی میکنیم.

 

جلسات بازنگری مدیریت چیست و چرا مهم هستند؟

بررسی های مدیریتی بخش مهمی از فرآیند مدیریت هر شرکتی است. بررسی های جلسات رسمی با مدیرهای شما برای بحث در مورد فرآیندها و رویه هایی هستند که در حال حاضر در سیستم مدیریت شما وجود دارد و چگونگی بهبود آنها. هدف از این نوع جلسات این است که به مدیران سطوح بالا اجازه دهد تا مشکلات درون سیستم را شناسایی کرده و در مورد بهترین راه حل آن مسائل بازخورد ارائه دهند.

این جلسات همچنین به ایجاد استراتژی های به روز برای بهینه سازی فرآیندهای مدیریتی کمک می کند.

به خاطر داشته باشید، جلسات مدیریت و بررسی ها میتوانند چیزهای بسیار متفاوتی باشند. یک جلسه مدیریت معمولی به عملیات روزانه، پیشرفت فروش یا مسائل مربوط به تولید می پردازد، در حالی که یک بررسی در درجه اول بر الزامات سیستم مدیریتی متمرکز است.

جلسه بازنگری مدیریت به ویژه زمانی مفید هستند که زمان ارزیابی مجدد سیاست ها، رویه ها، ساختارها، روندها ، الگو ها یا عملکرد در برابر اهداف کلیدی کسب و کار فرا می رسد.

خدمات شرکت سیستم کاران در زمینه دریافت گواهینامه ایزو معتبر و فوری،‌ مشاوره ایزو رایگان برای کسب و کارهای مختلف است.

مقاله مرتبط : گواهینامه ایزو چیست؟

ورودی های جلسه بازنگری مدیریت چیست ؟

  • نتایج شكایات و نظرات طرفهای ذینفع.
  • وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
  • وضعیت اقدامات انجام شده در خصوص جلسات بازنگری قبلی.
  • نتایج ممیزی های داخلی و خارجی.
  • وضعیت عملكرد فعالیتها و فرآیندها و انطباق محصول.
  • نتایج ارزیابی عملکرد با الزامات قانونی و سایر الزامات مربوط به گواهینامه ایزو.
  • تغییراتی كه میتواند بر سیستم مدیریت یکپارچه تاثیرگذار باشد.
  • “گزارشات موردی نماینده مدیریت/ تضمین کیفیت (نیازمندی های قانونی و دیگر نیازمندیها مرتبط با جنبه های زیست محیطی و خطرات و ریسک های ایمنی و بهداشتی) این گزارشات برحسب مورد به صورت تحلیلی و یا آماری خواهند بود.”
  • پیشنهادات مربوط به بهبود و تغییرات سیستم ارائه شده از سوی مدیران و كاركنان.
  • گزارش پایش برنامه های مدیریت و میزان دستیابی به اهداف و خط مشی.
  • گزارش خلاصه ارتباطات برون سازمانی.
  • گزارش بازنگری خط مشی و اهداف سیستم.
  • گزارش پایش سیستم.
  • نظرات مشاوران و گروه ها علاقمند در صورت نیاز.
  • تغییر شرایط حاکم، شامل توسعه ها در قوانین و سایر الزامات مرتبط با جنبه ها و خطرات سازمان.
  • تجزیه و تحلیل حوادث.

الزامات جلسه بازنگری مدیریت

خروجی های این مورد چیست ؟

  • روشهایی برای بهبود اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه.
  • تصمیمات مرتبط با تغییرات خط مشی و اهداف درصورت نیاز.
  • “برآورد نیاز و چگونگی تامین منابع برای تامین نیازهای اجرای سیستم مدیریت یکپارچه.”
  • راهكارهایی برای بهبود كیفیت ارائه محصول.
  • راهكارهایی برای بهبود عملكرد فعالیت ها و فرآیندها.

بررسی مدیریت یک جلسه رسمی و ساختار یافته است که مدیریت ارشد را در بر می گیرد و در فواصل منظم در طول سال برگزار می شود. آنها بخش مهم و ضروری اجرای یک سیستم مدیریت دارای گواهی ISO هستند.

هدف از جلسه بازنگری مدیریت، بررسی و ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت شما است و به شما کمک می کند تا تناسب و کفایت مداوم آن را تعیین کنید. بررسی مدیریت این کار را با تشویق مدیریت ارشد به در نظر گرفتن درجه ای انجام می دهد که سیستم مدیریت:

  • به نتایج مورد انتظار دست می یابد.
  • نیازهای سازمان را برآورده می کند.
  • مطابق با رویه ها و فرآیندهای عملیاتی تعیین شده عمل می کند.
  • قادر به شناسایی موارد عدم انطباق و نظارت بر اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بعدی است.

جلسه بازنگری مدیریت همچنین تضمین می‌کند که تمام سطوح مدیریت از هرگونه تغییر، به‌ روزرسانی، تجدید نظر و غیره در عملکرد روزانه خود سیستم مدیریت مطلع هستند.

از آنجایی که بررسی های مدیریت برای به دست آوردن حداکثر بهره از یک سیستم مدیریتی بسیار مهم است، اعضای مدیریت ارشد که مسئولیت کلی سیستم مدیریت را بر عهده دارند نیز مسئول تشکیل جلسه، حضور و گزارش در مورد بررسی های مدیریت هستند.

توجه داشته باشید که بین جلسات مدیریت و بررسی مدیریت تفاوت وجود دارد. اولی ممکن است به شیوه های کاری روزانه، فروش، تولید، منابع و مسائل مربوط به کارکنان بپردازد، اما بررسی مدیریت تنها بر الزامات سیستم مدیریت تمرکز دارد، همانطور که در کتابچه راهنمای شما یا اطلاعات مستند توضیح داده شده است.

جلسه الزامات جلسه بازنگری مدیریت

قبل از بررسی جلسه نکاتی را باید رعایت کنیم :

اجرای صحیح جلسه بررسی گام مهمی در توسعه شرکت شما است. این اطمینان را ایجاد میکند که مدیران وظایف خود را انجام می دهند، به ایجاد یک ذهنیت مشترک برای جهت گیری کسب و کار شما کمک می کند و بازخورد ارزشمندی را در مورد اینکه شرکت شما باید انرژی خود را در کجا متمرکز کند به شما ارائه می دهد. در صورت شناسایی هر گونه مشکل، می توان اقدامات مناسبی را برای رفع آنها انجام داد.

اما قبل از اینکه همه برای جلسه جمع شوند، مهم است که ابتدا چند چیز را در نظر بگیرید…

فرکانس را در نظر بگیرید

هر چند وقت یک بار میخواهید جلسه بازنگری مدیریت برگزار کنید؟ پاسخ ساده این است که همه چیز به نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. به طور کلی، بهتر است با یک جلسه نقد در هر سه ماهه کوچک شروع کنید. سالانه، بهترین گزینه بعدی است. با این حال، اگر در حال ایجاد تغییرات بزرگ در شرکت خود هستید، بهتر است جلسات مدیریتی را به دفعات بیشتر برگزار کنید تا قبل از اینکه مشکلات بیش از حد مشکل ساز شوند، آنها را برطرف کنید. فقط مطمئن شوید که از بارگذاری بیش از حد مدیران خود با جلسات زیاد خودداری کنید.

صاحبان مشاغلی که جلسات متعددی دریک سال دارند، ممکن است از تقسیم هر جلسه به اجزای کوچک ‌تر، مانند رویه‌ های ایمنی یا نگرانی ‌های کنترل کیفیت، بهره ببرند، نه این که همه آن ها برای یک بازبینی در کنار هم قرار گیرند. سناریوی دیگر برای جلسات متعدد این است که بیش از یک نوع فروشگاه در شرکت دارید. سپس توصیه می کنیم جلسات جداگانه ای برای بررسی عملکرد هر شعبه برگزار شود.

 

شرکت کنندگان را در نظر بگیرید

چه کسی باید در جلسه بازنگری مدیریت شرکت کند؟ این واقعاً به آنچه از آن نیاز دارید بستگی دارد. از تیم مدیریت ارشد خود شروع کنید و بر اساس نیازهای فرآیند مدیریت خود از آنجا پیش بروید. بسیاری از افراد می توانند هدف جلسه بازبینی را کاهش دهند.

اگر جلسه توسط فردی که مسئولیت کلی سیستم مدیریت شما را بر عهده دارد، مؤثرتر خواهد بود. آنها باید آن دسته از اعضای مدیریت ارشد را که در این رویداد مورد نیاز هستند شناسایی کنند تا همه چیز به آرامی و بدون هیچ مشکلی پیش برود.

دستور کار ایجاد کنید

موارد زیر برخی از موضوعاتی است که باید در طول بررسی مدیریت به آنها پرداخته شود:

مسائل و مشکلات : از آخرین جلسه چه مسائل و یا مشکلاتی به وجود آمده است؟

تغییرات : انتقال در سیستم مدیریت که ممکن است نیاز به بروز رسانی داشته باشد.

تجزیه و تحلیل روند سیستم : کدام بخش ها به خوبی کار می کنند؟ آیا چیزی نیاز به بروز رسانی یا تغییر دارد؟ تیم مدیریت شما باید روند هایی را شناسایی کند که با سیستم مدیریت کلی مرتبط است. به رشد فروش، بهبود محصول و غیره نگاه کنید.

اقدامات – در مورد مشکلات یا مسائلی که شناسایی شده اند چه می خواهید انجام دهید؟ چه کسی مسئول هر عمل است؟ اقدامات تا چه زمانی تکمیل می شود؟ برای داشتن یک برنامه اقدام، ضرب الاجل تعیین کنید.

مرور کردن و بررسی جلسات

اکنون که همه را دور هم جمع کرده اید، زمان شروع است…

مرحله 1: جلسه را شروع کنید

اولین گام برای انجام یک جلسه موفق این است که با تصدیق دلیل و هدفی که میخواهید به دست آورید، شروع کنید. این مهم است که همه نقش خود را درک کنند، بنابراین نمی توان در مورد وظایف در دست اقدام یا سایر مسائل مربوط به آنها سردرگمی وجود داشت.

چه زمانی، چه چیزی و چه کسی

بازنگری مدیریت، مانند هر جلسه موفقی، باید از قبل آماده شود. شما باید تصمیم بگیرید که چه زمانی برگزار می شود، در مورد چه چیزی بحث می شود و چه کسی باید شرکت کند. استانداردهای ISO از شما می‌خواهد که زمان برگزاری جلسات و مواردی که قرار است برگزار شود و در مورد آن بحث شده است، مستند کنید، اما همچنین ایده خوبی است که فهرستی از شرکت‌کنندگان را نیز مستند کنید.

چه زمانی – یک برنامه زمانی تنظیم کنید

توصیه می شود که یک جلسه حداقل سالی یک بار برگزار شود، اما در صورت تمایل می توان جلسات را به صورت فصلی یا حتی ماهانه برگزار کرد.

اگر سازمان شما بیش از یک سیستم مدیریتی را اجرا میکند، یا سیستم مدیریتی دارد که دارای گواهینامه بیش از یک استاندارد ISO است، ممکن است برای صرفه جویی در زمان و جلوگیری از تکرارهای غیر ضروری، بررسی های مدیریت مشترک انجام شود. اطمینان حاصل کنید که جنبه های منحصر به فرد هر استاندارد و همچنین ویژگی های مشترک را پوشش می دهید.

برای کسب ‌وکارهایی که چندین جلسه در یک سال برگزار می‌کنند، می‌توان هر جلسه را به بررسی بخش یا منطقه خاصی از سیستم مدیریت خود اختصاص داد. اگر تصمیم دارید چندین بررسی را به این روش اجرا کنید، مطمئن شوید که مرورها و بررسی ها با هم تمام موضوعات مورد نیاز توسط استاندارد ISO را که گواهینامه آن را دارید پوشش می‌دهد. با نوشتن یک دستور کار دقیق برای هر جلسه می توانید این کار را راحت تر انجام دهید.

دستور کار

چه چیزی – یک دستور کار بنویسید

بخش مهمی از برنامه ریزی شما باید تهیه دستور کار برای جلسه شما باشد، این نیز یک الزام برای گواهینامه ایزو  ISO است، بنابراین انجام این کار خوب است. یک دستور کار دقیق و توافق شده به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که تمام موضوعات مورد نیاز توسط استاندارد ایزو ISO انتخابی شما پوشش داده شده است . به خصوص اگر تصمیم دارید چندین بررسی در طول سال با تمرکز بر موضوعات مختلف برگزار کنید.

بررسی مدیریت باید موضوعات زیر را پوشش دهد:

  • بحث در مورد وضعیت هر گونه مسائل از جلسه قبل.
  • تغییرات در مسائل خارجی و داخلی که بر سیستم مدیریت تاثیر می گذارد.
  • بررسی عملکرد سیستم مدیریت.
  • بررسی منابع موجود و کفایت آنها.
  • بررسی میزان مؤثر بودن اقدامات انجام شده در قبال ریسک ها و فرصت های شناسایی شده.
  • شناسایی فرصت های بیشتر برای بهبود.

 

چه کسی – شرکت کنندگان را مستند کنید

هنگامی که یک دستور کار دارید، می توانید مطمئن شوید که افراد مناسب برای بحث در مورد آن مسائل حضور دارند. جلسه باید توسط فردی که مسئولیت کلی سیستم مدیریت را دارد اداره شود و این مسئولیت آنهاست که آن دسته از اعضای مدیریت ارشد را که باید در بررسی مدیریت شرکت کنند و فعالانه شرکت کنند، تعیین کنند.

به طور کلی، افرادی که باید در یک جلسه بازنگری مدیریت شرکت کنند، تیم مدیریت ارشد هستند، اما ممکن است لازم باشد افراد دیگری نیز برای بحث در مورد مسائل خاصی که جزئیات بیشتری مورد نیاز است شامل شوند.

مرحله 2: سیستم را بررسی کنید

هنگامی که سیستم های خود را به طور کلی بررسی می کنید، باید از زوایای مختلف به آنها نگاه کنید، به طوری که هر یک از اعضای تیم مدیریت می توانند تخصص خود را در شناسایی نقاط قوت و ضعف مشارکت دهند. نقاط ضعف اغلب توسط کسانی برجسته می شود که مستقیماً تحت تأثیر آنها قرار گرفته اند، بنابراین مهم است که افراد دارای دیدگاه فرصتی برای صحبت داشته باشند.

عملکرد عملیاتی – نحوه عملکرد سیستم در روز.

عوامل انسانی – کدام افراد در شرکت شما برای موفقیت سیستم مدیریت شما مهم هستند؟ چه کسی نیاز به مشارکت روزانه دارد؟ برای استفاده بهتر از این افراد چه کاری می توانید انجام دهید و چه سودی برای کل کسب و کار خواهد داشت؟ شایان ذکر است که نیازی به پاسخگویی به همه این سؤالات نیست، با این حال بهتر است از دیدگاه کسانی که تحت تأثیر سیستم مدیریت شما هستند به آنها نگاه کنید.

خطرات خاص – آیا رویداد یا حادثه ای رخ داده است؟ چه کسی دخیل بود و چه اتفاقی افتاد؟ چرا این حادثه رخ داد و چگونه می شد از آن جلوگیری کرد؟

روندهای قابل توجه – چه در داخل یا خارج از شرکت شما اتفاق بیفتند، روندها بینشی در مورد آنچه نیاز به تغییر در فرآیند ها دارد می دهد. درون روند های تجاری شامل فروش، تغییرات محصول یا مشاهدات در مورد فرآیند های داخلی شما می شود. روندهای بیرونی شامل عواملی مانند تغییرات قوانین و حرکت رقبا است.

چند دقیقه وقت بگذارید

مستندسازی محتوا و نتایج جلسات بازنگری مدیریت شما از الزامات گواهینامه ایزو ISO است، بنابراین شخصی باید در طول جلسه دقایقی را در نظر بگیرد. هنگام گرفتن صورتجلسه از دستور جلسه برای کمک استفاده کنید و در کنار هر موضوع مرتبط یادداشت بنویسید. این به نوشتن بعداً کمک می کند زیرا یادداشت های مختصر وقتی تحت یک موضوع خاص نوشته می شوند زمینه بیشتری دارند.

برای هر اقدام یا تغییر توافق شده ای که باید انجام شود، باید مشخص کنید که چه کسی مسئول کار و مهلت تعیین شده است. با ثبت این اطلاعات، می توان این موارد را در بررسی های بعدی مدیریت به راحتی پیگیری کرد. حتما تاریخ و ساعت جلسه و افرادی که در جلسه حضور داشتند را نیز ثبت کنید.

مهم است که صورت جلسه را بنویسید، ترجیحاً هر چه سریعتر بعد از جلسه تا مطمئن شوید که مطالب در ذهن شما تازه است. این به این دلیل است که صورتجلسه به عنوان اطلاعات مستند تحت استاندارد ایزو ISO مورد نیاز است و باید در اختیار حسابرسان شخص ثالث قرار گیرد.

مرحله 3: یک برنامه اقدام و شروع تهیه کنید

هنگامی که متوجه شدید که سیستم مدیریت به کجا می رود، زمان آن است که اهدافی را برای آنچه باید به دست آورید تعیین کنید…

  • ضرب الاجل ها و تعهدات را برای هر فرد در تیم خود تعیین کنید.
  • فهرستی از همه مواردی که باید اتفاق بیفتد تا سیستم شما بهبود یابد، تهیه کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم رهبری شما از مسئولیت های خود آگاه هستند.

به سوالات زیر پاسخ دهید : چه باید کرد؟ چه چیزی باید تغییر کند؟ چه کسی مسئول هر عمل است؟

مطمئن شوید که برنامه اقدام خود را با هر جلسه بررسی مدیریت مرور و بررسی میکنید. این امر به افزایش مسئولیت پذیری و بینش نسبت به اثربخشی کاری که در رابطه با دستیابی به اهداف انجام می شود کمک می کند.

شواهد را بررسی کنید

یکی از جنبه های مهم “گواهینامه ایزو ISO” استفاده از تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت است که استفاده از ارقام و شواهد برای ارزیابی نتیجه یک تصمیم پیشنهادی قبل از اجرای آن است. از آنجایی که جلسه بررسی مدیریت شامل تصمیم گیری در مورد تغییر و جهت گیری سیاست های شرکت و سیستم مدیریت است، بررسی شواهد مناسب برای این فرآیند حیاتی است.

 

 

شواهدی که باید برای جلسه بازنگری مدیریت آورده شود شامل موارد زیر است:

  • صورت جلسه جلسه بررسی قبلی مدیریت
  • مستندات سیستم مدیریت
  • گزارش های حسابرسی داخلی و خارجی
  • سوابق مربوطه ( از جمله بازخورد مشتری، گزارش اقدامات اصلاحی و غیره )
  • ثبت الزامات حقوقی و سایر موارد
  • تجزیه و تحلیل شکایات
  • اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بسته شدن گزارش های اطلاعاتی مدیریت
  • بررسی سیاست ها

اتمام جلسه بازنگری مدیریت

مرحله 4: اتمام جلسه بازنگری مدیریت

با بررسی هر گونه برنامه اقدامی که در این جلسه تنظیم شده است، جلسه را پایان دهید و مشخص کنید که آیا آنها برای همه اولویت دارند یا خیر، سپس یک جدول زمانی برای زمان ملاقات بعدی ارائه دهید. جلسه بررسی به اینجا ختم نمی شود، بررسی و تأمل باید پس از آن ادامه یابد. ممکن است ایده خوبی باشد که پیگیری هایی مانند تاپیک های ایمیل، چت های گروهی یا شاید حتی تماس به صورت جداگانه تنظیم کنید.

هیچ جلسه بررسی مدیریتی بی نقصی وجود ندارد، اما باید به دنبال جلسه ای موثر باشید که کسب و کار شما را به جلو می برد و به شما بینش های کلیدی در مورد اینکه چگونه سیستم های مدیریتی شما می توانند حتی بهتر شوند، ارائه دهد.

برای ادامه بهبود سیستم مدیریت خود، باید به دنبال روندها در داخل و خارج از کسب و کار خود باشید. گرایش ‌ها می ‌توانند به مسائل تکرار شونده اشاره می‌ کنند که اگرچه می‌ توان آنها را به صورت جداگانه حل کرد، اما می ‌توان از طریق تغییر گسترده ‌تر در فرآیندهای تجاری به طور کامل از آنها جلوگیری کرد. آنها همچنین می توانند مشکلات بالقوه ای را برجسته کنند که اگرچه ممکن است در حال حاضر بر کسب و کار شما تأثیر نگذارند، اما می توانند عواقب گسترده ای در آینده داشته باشند.

به دنبال روند ها در زمینه های زیر باشید:

  • الزامات اشخاص ذینفع خارجی
  • انطباق با قوانین، مقررات و سایر الزامات
  • تغییرات در محصولات، خدمات و فرآیندها
  • سوابق رضایت مشتری و شکایات
  • عدم انطباق و اثربخشی هرگونه اقدام اصلاحی انجام شده در پاسخ

مرحله 5: ارسال یادداشت های جلسه و نکات ضروری جلسات بازنگری مدیریت

مستند سازی جلسه بازنگری مدیریت کاملاً ضروری است. اطمینان حاصل کنید که این اسناد را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید تا آنها از تصمیم گیری و زمان انجام اقدامات آگاه باشند. این عمل ساده به عنوان یک یادآوری عمل می کند، به همه وضوح می دهد، و به شرکت کنندگان در جلسه این رضایت را می دهد که ورودی آنها اکنون مستند و قابل پیگیری است.

نوشتن صورت جلسات، یا بخش‌های منتخب آن، باید بین همه اعضای مناسب کارکنان توزیع شود. این امر به ویژه در صورتی مهم است که هر یک از بحث ها در طول جلسه شامل تصمیمات و اقدامات مربوط به موارد زیر باشد:

  • هر فرصتی برای بهبود در کسب و کار
  • هر گونه تغییر در سیستم مدیریت، فرآیند ها یا خط مشی هایی که مورد نیاز است
  • هر گونه تجدید نظر در اهداف شرکت یا شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
  • هر گونه اصلاح در طرح های تجاری یا بودجه
  • هرگونه تغییر در منابعی که برای اجرای روان سیستم مدیریت مورد نیاز است

این نوع تغییرات بر عملیات روزانه تأثیر می گذارد، بنابراین مهم است که کارکنان را در جریان این تغییرات قرار دهید زیرا این کار تضمین می کند که سیستم مدیریت شما به طور مؤثر عمل می کند.

اگر برای هر دوره زمانی یک شرکت را مدیریت کرده اید، فرآیندهایی در سیستم مدیریتی وجود دارد که نیاز به بروزرسانی دارند. به همین دلیل است که جلسات بررسی مدیریت راه خوبی برای مرتبط نگه داشتن سیستم مدیریت شما است.

به یاد داشته باشید، جلسه بازنگری مدیریت فقط برای یافتن نقاط ضعف سیستم شما نیست، بلکه در مورد یافتن نقاط قوت و سرمایه گذاری بر روی آنها است. به آنچه درست انجام داده‌اید نگاه کنید، به آنچه می‌توانید پیشرفت کنید و نحوه رسیدن از یک نقطه به نقطه دیگر را نگاه کنید.

این یک فرآیند ساده است که می تواند تأثیر زیادی بر آینده شرکت شما داشته باشد.

به یاد داشته باشید که هنگام برنامه ریزی جلسه بازنگری مدیریت بعدی خود در صورت لزوم به این مقاله مراجعه کنید.

خیلی ممنون که با مقاله جلسه بازنگری مدیریت همراه ما بودید. تیم سیستم کاران همه تلاش خود را میکند تا پاسخ تمامی سوالات شما را بدهد و هرگونه ابهامی را برای شما برطرف کند. لازم به ذکر است که تیم سیستم کاران کلیه فعالیتهای مربوط به دریافت و اخذ گواهینامه های ایزو و انواع گواهینامه ایزو را انجام میدهد. برای دریافت گواهینامه ایزو با پشتیبان های ما تماس بگیرید. کارشناسان ما آماده خدمات رسانی با شما عزیزان هستند.

بازنگری مدیریت

بازنگری مدیریت

در بازنگری مدیریت، مدیران سطوح مختلف سازمان با هم و با کارکنان خود ملاقات می‌کنند تا عملکرد سازمان را ارزیابی و بهبود بخشند. در واقع اهمیت برگزاری جلسه بازنگری را می توان در موارد زیر دانست:

  • ارتقای هماهنگی و ارتباط بین مدیران و کارکنان
  • افزایش تعهد و مسئولیت‌پذیری
  • ایجاد انعطاف‌پذیری و توانایی پاسخگویی به تغییرات
  • بالابردن بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
  • یادگیری و نوآوری
  • ایجاد اعتماد و ارتقای اعتبار سازمان
  • افزایش رضایتمندی ذینفعان و مشتریان

اهداف جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت دارای اهداف مشخصی است که باید در طراحی و اجرای آن مد نظر قرار گیرند. برخی از این اهداف عبارتند از:

  • بررسی عملکرد سازمان نسبت به اهداف و استراتژی‌های تعیین شده
  • بررسی رضایتمندی مشتریان و ذینفعان و شناسایی نیازها و انتظارات آن‌ها
  • بررسی نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای موجود در محیط داخلی و خارجی سازمان
  • بررسی ریسک‌ها و مشکلات پیش‌آمده و ارائه راهکارهای حل آن
  • تعیین اهداف و استراتژی‌های جدید یا بازنگری شده برای دوره یا پروژه بعدی
  • تعیین برنامه‌های اقدام و منابع مورد نیاز برای اجرای اهداف و استراتژی‌ها
  • تعیین شاخص‌ها و معیارهای اندازه‌گیری و پایش عملکرد
  • تعیین مسئولیت‌ها و نحوه ارزیابی و بازخورد

نمونه صورت جلسه بازنگری مدیریت

نمونه صورت جلسه بازنگری مدیریت

برای مثال، یک نمونه صورت جلسه بازنگری مدیریت به صورت زیر است:

  1. تاریخ و زمان: ۱۵ آبان ۱۴۰۲، ساعت ۱۰ صبح
  2. مکان: سالن کنفرانس شرکت
  3. حاضرین: مدیرعامل، مدیران ارشد، مدیران واحدها
  4. دستور جلسه: بررسی عملکرد شرکت در سه ماهه گذشته و تعیین اهداف و برنامه‌های سه ماهه آینده

گزارش عملکرد شرکت در سه ماهه گذشته

مدیرعامل گزارش کلی از عملکرد شرکت در سه ماهه گذشته را ارائه داد. برخی از نکات مهم این گزارش عبارتند از:

  • شرکت فروش خود را ۱۵ درصد افزایش داده و سود خالص خود را ۲۰ درصد رسانیده است.
  • شرکت موفق شده است با چندین مشتری جدید قرارداد ببندد و روابط خود را با مشتریان فعلی تقویت کند.
  • شرکت در حال اجرای چندین پروژه بزرگ و مهم است که در صورت موفقیت‌آمیز بودن آن ها، می‌تواند سهم بازار و شهرت شرکت را افزایش دهد.
  • شرکت چندین اقدام برای بهبود کیفیت خدمات و رضایتمندی مشتریان انجام داده است. این اقدامات شامل ارتقای سیستم‌های فنی، افزایش تعداد پرسنل پشتیبانی، برگزاری دوره‌های آموزشی و ارزیابی رضایتمندی مشتریان است.
  • شرکت همچنین روی توسعه منابع انسانی خود تمرکز کرده است. شرکت چندین نیروی جدید را استخدام کرده و برای کارکنان فعلی خود برنامه‌های انگیزشی، ارتقای سطح، تشویق و تقدیر، و آموزش و توسعه فردی اجرا کرده است.
  • مدیران ارشد و مدیران واحدها نیز گزارش خلاصه‌ای از عملکرد واحدهای خود در سه ماهه گذشته را ارائه دادند. برخی از نکات مهم این گزارشات عبارتند از:
  • واحد بازاریابی: واحد بازاریابی بر روی افزایش شناخت برند، جذب مشتریان جدید، و ایجاد وفاداری مشتریان کار کرده است. واحد بازاریابی از روش‌های مختلفی برای تبلیغات و ارتباط با مشتریان استفاده کرده است. این روش‌ها شامل تبلیغات آنلاین و آفلاین، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل مارکتینگ، محتوای تخصصی، رویدادها و نمایشگاه‌ها، و برنامه‌های ویژه برای مشتریان وفادار است.
  • واحد فروش: واحد فروش بر روی افزایش فروش و حفظ مشتریان کار کرده است. واحد فروش از استراتژی‌های مختلفی برای افزایش فروش استفاده کرده است. این استراتژی‌ها شامل تعیین قیمت مناسب، ارائه تخفیفات و پیشنهادات ویژه، افزایش تعداد نمایندگی‌ها و کانال‌های فروش، ارائه خدمات پس از فروش، و ایجاد رابطه قوی با مشتریان است.
  • واحد تولید: واحد تولید بر روی افزایش کیفیت و کمیت تولید کار کرده است. واحد تولید از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند تولید بهره برده است. این روش‌ها شامل به‌روزرسانی تجهیزات و ماشین‌آلات، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، اعمال استانداردهای کیفی، انجام کنترل کیفیت، و رفع مشکلات و ایرادات است.
  • واحد مالی: واحد مالی بر روی مدیریت منابع مالی و گزارش‌دهی مالی کار کرده است. واحد مالی از روش‌های مختلفی برای مدیریت منابع مالی استفاده کرده است. این روش‌ها شامل تهیه و پیگیری بودجه، تهیه و تحلیل صورت‌های مالی، انجام معاملات بانکی و حسابداری، انجام امور مالیاتی و حقوقی، و تهیه گزارش‌های مالی برای مدیریت است.

اهداف سه ماهه آینده

مدیرعامل اهداف و برنامه‌های کلی شرکت برای سه ماهه آینده را اعلام کرد. برخی از این اهداف و برنامه‌ها عبارتند از:

  • افزایش فروش شرکت به حداقل ۲۵ درصد نسبت به سه ماهه گذشته
  • افزایش سود خالص شرکت به حداقل ۳۰ درصد نسبت به سه ماهه گذشته
  • اتمام و تحویل پروژه‌های جاری به مشتریان با رعایت کیفیت و زمان‌بندی
  • جذب حداقل ۱۰ مشتری جدید و افزایش وفاداری مشتریان فعلی
  • ارتقاء سطح دانش و مهارت کارکنان و ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و همکارانه
  • افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها در تمامی واحدهای شرکت
  • افزایش شناخت برند و سهم بازار شرکت در رقابت با شرکت‌های دیگر

مدیران ارشد و مدیران واحدها نیز اهداف و برنامه‌های خود را برای سه ماهه آینده بیان کردند. برخی از این اهداف و برنامه‌ها عبارتند از:

واحد بازاریابی: واحد بازاریابی قصد دارد در سه ماهه آینده بر روی افزایش شناخت برند، جذب مشتریان جدید، و ایجاد وفاداری مشتریان کار کند. برای رسیدن به این اهداف، واحد بازاریابی برنامه‌های زیر را دارد:

  • اجرای یک کمپین تبلیغاتی جامع و جذاب با استفاده از رسانه‌های مختلف
  • ایجاد یک وبسایت جدید و بهینه‌سازی آن برای موتورهای جستجو
  • افزایش حضور و فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و ایجاد ارتباط با مخاطبان
  • تولید و انتشار محتوای تخصصی و مفید برای مشتریان و نشان دادن ارزش‌های شرکت
  • برگزاری چندین رویداد و نمایشگاه برای معرفی شرکت و محصولات آن
  • ارائه برنامه‌های ویژه برای مشتریان وفادار و تشویق آن‌ها به توصیه شرکت به دیگران

واحد فروش: واحد فروش قصد دارد در سه ماهه آینده بر روی افزایش فروش و حفظ مشتریان کار کند. برای رسیدن به این اهداف، واحد فروش برنامه‌های زیر را دارد:

  • تعیین قیمت مناسب برای محصولات و خدمات شرکت با توجه به بازار و رقبا
  • ارائه تخفیفات و پیشنهادات ویژه برای مشتریان جدید و فعلی
  • افزایش تعداد نمایندگی‌ها و کانال‌های فروش در مناطق مختلف
  • ارائه خدمات پس از فروش با کیفیت و سرعت بالا
  • ایجاد رابطه قوی با مشتریان و پاسخگویی به نیازها و انتظارات آن‌ها

واحد تولید: واحد تولید قصد دارد در سه ماهه آینده بر روی افزایش کیفیت و کمیت تولید کار کند. برای رسیدن به این اهداف، واحد تولید برنامه‌های زیر را دارد:

  • به‌روزرسانی تجهیزات و ماشین‌آلات تولید با استفاده از تکنولوژی‌های جدید
  • افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها در فرآیند تولید با بهینه‌سازی مصرف منابع
  • اعمال استانداردهای کیفی بین‌المللی در تولید محصولات و خدمات
  • انجام کنترل کیفیت دقیق و مرتب در تمامی مراحل تولید
  • رفع مشکلات و ایرادات تولید به سرعت و با کمترین تأثیر منفی

واحد مالی: واحد مالی قصد دارد در سه ماهه آینده بر روی مدیریت منابع مالی و گزارش‌دهی مالی کار کند. برای رسیدن به این اهداف، واحد مالی برنامه‌های زیر را دارد:

  • تهیه و پیگیری بودجه سه ماهه آینده با توجه به اهداف و برنامه‌های شرکت
  • تهیه و تحلیل صورت‌های مالی شرکت به صورت ماهانه و سه ماهه
  • انجام معاملات بانکی و حسابداری شرکت با دقت و سرعت
  • انجام امور مالیاتی و حقوقی شرکت با رعایت قوانین و مقررات
  • تهیه گزارش‌های مالی برای مدیریت و سهامداران شرکت

بحث و پرسش و پاسخ

حاضرین در جلسه از فرصت استفاده کردند و نظرات، پیشنهادات، انتقادات، و سوالات خود را در مورد گزارش‌ها و اهداف و برنامه‌ها مطرح کردند. برخی از موضوعات مورد بحث عبارتند از:

  • روش‌های اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد شرکت و واحدها در سه ماهه آینده
  • چالش‌ها و مشکلات احتمالی در اجرای برنامه‌ها و راه‌حل‌های پیشنهادی برای آن‌ها
  • منابع و امکانات مورد نیاز برای انجام برنامه‌ها و روش‌های تأمین آن‌ها
  • هماهنگی و همکاری بین واحدهای مختلف شرکت برای رسیدن به اهداف مشترک
  • پیشنهادات برای بهبود کیفیت خدمات و رضایتمندی مشتریان
  • پیشنهادات برای توسعه منابع انسانی و افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارکنان
  • سپس مدیرعامل و مدیران ارشد به سوالات و نظرات حاضرین در جلسه پاسخ دادند و توضیحات لازم را ارائه کردند. همچنین، مدیرعامل از مدیران واحدها خواست که برای اجرای برنامه‌های خود یک برنامه عملیاتی تهیه کنند و آن را در جلسه بعدی ارائه دهند.

خاتمه جلسه

مدیرعامل با تشکر از حاضرین در جلسه، جلسه را به پایان رساند. مدیرعامل از عملکرد شرکت در سه ماهه گذشته تقدیر کرد و از تمامی کارکنان برای تلاش‌هایشان قدردانی نمود. مدیرعامل همچنین از اهداف و برنامه‌های شرکت برای سه ماهه آینده ابراز امیدواری کرد و از همه خواست که با همکاری و همدلی برای رسیدن به آن‌ها کوشا باشند. مدیرعامل زمان و مکان جلسه بعدی را اعلام کرد و از حاضرین در جلسه خداحافظی نمود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *