جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت

جلسه بازنگری مدیریت

مفهوم جلسه بازنگری مدیریت چیست ؟ “جلسه بازنگری مدیریت” در واقع یک جلسه ای است که هر ساله در سیستم های شرکتی و سازمانی مدیریتی برگزار می شود و در آن” سیستم مدیریت کیفیت” و اثر بخشی فرآیند صدور گواهینامه های ایزو بررسی می شود و نتایج حاصل از این بازنگری باید به جلسه بعدی کمیته ارائه داده شود. لازم به ذکر است نماینده مدیریت سازمان مسئول برگزاری جلسات و همچنین رئیس جلسات بازنگری مدیریت میباشد.

افرادی که در این جلسه شرکت میکنند باید شامل مدیرعامل، نماینده مدیریت و در صورت نیاز مدیران واحد ها باشند. فراموش نکنید که قبل از شروع جلسه مدیرعامل یا نماینده مدیریت باید دستور کار را تهیه کرده و در اختیار شرکت کنندگان قراردهد.

آیا شما دارید برای برگزاری جلسه بازنگری مدیریت یا جلسه بررسی مدیریت آماده می شوید؟ اگر چنین است، با ما همراه باشید.

در این مقاله، شما را با اصول برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای جلسه بازنگری مدیریت راهنمایی میکنیم.

جلسات بازنگری مدیریت چیست و چرا مهم هستند؟

بررسی های مدیریتی بخش مهمی از فرآیند مدیریت هر شرکتی است. بررسی های جلسات رسمی با مدیرهای شما برای بحث در مورد فرآیندها و رویه هایی هستند که در حال حاضر در سیستم مدیریت شما وجود دارد و چگونگی بهبود آنها. هدف از این نوع جلسات این است که به مدیران سطوح بالا اجازه دهد تا مشکلات درون سیستم را شناسایی کرده و در مورد بهترین راه حل آن مسائل بازخورد ارائه دهند.

این جلسات همچنین به ایجاد استراتژی های به روز برای بهینه سازی فرآیندهای مدیریتی کمک می کند.

به خاطر داشته باشید، جلسات مدیریت و بررسی ها میتوانند چیزهای بسیار متفاوتی باشند. یک جلسه مدیریت معمولی به عملیات روزانه، پیشرفت فروش یا مسائل مربوط به تولید می پردازد، در حالی که یک بررسی در درجه اول بر الزامات سیستم مدیریتی متمرکز است.

جلسه بازنگری مدیریت به ویژه زمانی مفید هستند که زمان ارزیابی مجدد سیاست ها، رویه ها، ساختارها، روندها ، الگو ها یا عملکرد در برابر اهداف کلیدی کسب و کار فرا می رسد.

ورودی های جلسه بازنگری مدیریت چیست ؟

  • نتایج شكایات و نظرات طرفهای ذینفع.
  • وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
  • وضعیت اقدامات انجام شده در خصوص جلسات بازنگری قبلی.
  • نتایج ممیزی های داخلی و خارجی.
  • وضعیت عملكرد فعالیتها و فرآیندها و انطباق محصول.
  • نتایج ارزیابی عملکرد با الزامات قانونی و سایر الزامات مربوط به گواهینامه ایزو.
  • تغییراتی كه میتواند بر سیستم مدیریت یکپارچه تاثیرگذار باشد.
  • “گزارشات موردی نماینده مدیریت/ تضمین کیفیت (نیازمندی های قانونی و دیگر نیازمندیها مرتبط با جنبه های زیست محیطی و خطرات و ریسک های ایمنی و بهداشتی) این گزارشات برحسب مورد به صورت تحلیلی و یا آماری خواهند بود.”
  • پیشنهادات مربوط به بهبود و تغییرات سیستم ارائه شده از سوی مدیران و كاركنان.
  • گزارش پایش برنامه های مدیریت و میزان دستیابی به اهداف و خط مشی.
  • گزارش خلاصه ارتباطات برون سازمانی.
  • گزارش بازنگری خط مشی و اهداف سیستم.
  • گزارش پایش سیستم.
  • نظرات مشاوران و گروه ها علاقمند در صورت نیاز.
  • تغییر شرایط حاکم، شامل توسعه ها در قوانین و سایر الزامات مرتبط با جنبه ها و خطرات سازمان.
  • تجزیه و تحلیل حوادث.

الزامات جلسه بازنگری مدیریت

خروجی های این مورد چیست ؟

  • روشهایی برای بهبود اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه.
  • تصمیمات مرتبط با تغییرات خط مشی و اهداف درصورت نیاز.
  • “برآورد نیاز و چگونگی تامین منابع برای تامین نیازهای اجرای سیستم مدیریت یکپارچه.”
  • راهكارهایی برای بهبود كیفیت ارائه محصول.
  • راهكارهایی برای بهبود عملكرد فعالیت ها و فرآیندها.

بررسی مدیریت یک جلسه رسمی و ساختار یافته است که مدیریت ارشد را در بر می گیرد و در فواصل منظم در طول سال برگزار می شود. آنها بخش مهم و ضروری اجرای یک سیستم مدیریت دارای گواهی ISO هستند.

خدمات شرکت سیستم کاران در زمینه دریافت گواهینامه ایزو معتبر و فوری،‌ مشاوره ایزو رایگان برای کسب و کارهای مختلف است.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره‌ی انواع گواهینامه ایزو از طریق شماره 79165-021 با ما در تماس باشید.

هدف از جلسه بازنگری مدیریت، بررسی و ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت شما است و به شما کمک می کند تا تناسب و کفایت مداوم آن را تعیین کنید. بررسی مدیریت این کار را با تشویق مدیریت ارشد به در نظر گرفتن درجه ای انجام می دهد که سیستم مدیریت:

  • به نتایج مورد انتظار دست می یابد.
  • نیازهای سازمان را برآورده می کند.
  • مطابق با رویه ها و فرآیندهای عملیاتی تعیین شده عمل می کند.
  • قادر به شناسایی موارد عدم انطباق و نظارت بر اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بعدی است.

جلسه بازنگری مدیریت همچنین تضمین می‌کند که تمام سطوح مدیریت از هرگونه تغییر، به‌ روزرسانی، تجدید نظر و غیره در عملکرد روزانه خود سیستم مدیریت مطلع هستند.

از آنجایی که بررسی های مدیریت برای به دست آوردن حداکثر بهره از یک سیستم مدیریتی بسیار مهم است، اعضای مدیریت ارشد که مسئولیت کلی سیستم مدیریت را بر عهده دارند نیز مسئول تشکیل جلسه، حضور و گزارش در مورد بررسی های مدیریت هستند.

توجه داشته باشید که بین جلسات مدیریت و بررسی مدیریت تفاوت وجود دارد. اولی ممکن است به شیوه های کاری روزانه، فروش، تولید، منابع و مسائل مربوط به کارکنان بپردازد، اما بررسی مدیریت تنها بر الزامات سیستم مدیریت تمرکز دارد، همانطور که در کتابچه راهنمای شما یا اطلاعات مستند توضیح داده شده است.

جلسه الزامات جلسه بازنگری مدیریت

قبل از بررسی جلسه نکاتی را باید رعایت کنیم :

اجرای صحیح جلسه بررسی گام مهمی در توسعه شرکت شما است. این اطمینان را ایجاد میکند که مدیران وظایف خود را انجام می دهند، به ایجاد یک ذهنیت مشترک برای جهت گیری کسب و کار شما کمک می کند و بازخورد ارزشمندی را در مورد اینکه شرکت شما باید انرژی خود را در کجا متمرکز کند به شما ارائه می دهد. در صورت شناسایی هر گونه مشکل، می توان اقدامات مناسبی را برای رفع آنها انجام داد.

اما قبل از اینکه همه برای جلسه جمع شوند، مهم است که ابتدا چند چیز را در نظر بگیرید…

فرکانس را در نظر بگیرید

هر چند وقت یک بار میخواهید جلسه بازنگری مدیریت برگزار کنید؟ پاسخ ساده این است که همه چیز به نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. به طور کلی، بهتر است با یک جلسه نقد در هر سه ماهه کوچک شروع کنید. سالانه، بهترین گزینه بعدی است. با این حال، اگر در حال ایجاد تغییرات بزرگ در شرکت خود هستید، بهتر است جلسات مدیریتی را به دفعات بیشتر برگزار کنید تا قبل از اینکه مشکلات بیش از حد مشکل ساز شوند، آنها را برطرف کنید. فقط مطمئن شوید که از بارگذاری بیش از حد مدیران خود با جلسات زیاد خودداری کنید.

صاحبان مشاغلی که جلسات متعددی دریک سال دارند، ممکن است از تقسیم هر جلسه به اجزای کوچک ‌تر، مانند رویه‌ های ایمنی یا نگرانی ‌های کنترل کیفیت، بهره ببرند، نه این که همه آن ها برای یک بازبینی در کنار هم قرار گیرند. سناریوی دیگر برای جلسات متعدد این است که بیش از یک نوع فروشگاه در شرکت دارید. سپس توصیه می کنیم جلسات جداگانه ای برای بررسی عملکرد هر شعبه برگزار شود.

 

شرکت کنندگان را در نظر بگیرید

چه کسی باید در جلسه بازنگری مدیریت شرکت کند؟ این واقعاً به آنچه از آن نیاز دارید بستگی دارد. از تیم مدیریت ارشد خود شروع کنید و بر اساس نیازهای فرآیند مدیریت خود از آنجا پیش بروید. بسیاری از افراد می توانند هدف جلسه بازبینی را کاهش دهند.

اگر جلسه توسط فردی که مسئولیت کلی سیستم مدیریت شما را بر عهده دارد، مؤثرتر خواهد بود. آنها باید آن دسته از اعضای مدیریت ارشد را که در این رویداد مورد نیاز هستند شناسایی کنند تا همه چیز به آرامی و بدون هیچ مشکلی پیش برود.

دستور کار ایجاد کنید

موارد زیر برخی از موضوعاتی است که باید در طول بررسی مدیریت به آنها پرداخته شود:

مسائل و مشکلات : از آخرین جلسه چه مسائل و یا مشکلاتی به وجود آمده است؟

تغییرات : انتقال در سیستم مدیریت که ممکن است نیاز به بروز رسانی داشته باشد.

تجزیه و تحلیل روند سیستم : کدام بخش ها به خوبی کار می کنند؟ آیا چیزی نیاز به بروز رسانی یا تغییر دارد؟ تیم مدیریت شما باید روند هایی را شناسایی کند که با سیستم مدیریت کلی مرتبط است. به رشد فروش، بهبود محصول و غیره نگاه کنید.

اقدامات – در مورد مشکلات یا مسائلی که شناسایی شده اند چه می خواهید انجام دهید؟ چه کسی مسئول هر عمل است؟ اقدامات تا چه زمانی تکمیل می شود؟ برای داشتن یک برنامه اقدام، ضرب الاجل تعیین کنید.

مرور کردن و بررسی جلسات

اکنون که همه را دور هم جمع کرده اید، زمان شروع است…

مرحله 1: جلسه را شروع کنید

اولین گام برای انجام یک جلسه موفق این است که با تصدیق دلیل و هدفی که میخواهید به دست آورید، شروع کنید. این مهم است که همه نقش خود را درک کنند، بنابراین نمی توان در مورد وظایف در دست اقدام یا سایر مسائل مربوط به آنها سردرگمی وجود داشت.

چه زمانی، چه چیزی و چه کسی

بازنگری مدیریت، مانند هر جلسه موفقی، باید از قبل آماده شود. شما باید تصمیم بگیرید که چه زمانی برگزار می شود، در مورد چه چیزی بحث می شود و چه کسی باید شرکت کند. استانداردهای ISO از شما می‌خواهد که زمان برگزاری جلسات و مواردی که قرار است برگزار شود و در مورد آن بحث شده است، مستند کنید، اما همچنین ایده خوبی است که فهرستی از شرکت‌کنندگان را نیز مستند کنید.

چه زمانی – یک برنامه زمانی تنظیم کنید

توصیه می شود که یک جلسه حداقل سالی یک بار برگزار شود، اما در صورت تمایل می توان جلسات را به صورت فصلی یا حتی ماهانه برگزار کرد.

اگر سازمان شما بیش از یک سیستم مدیریتی را اجرا میکند، یا سیستم مدیریتی دارد که دارای گواهینامه بیش از یک استاندارد ISO است، ممکن است برای صرفه جویی در زمان و جلوگیری از تکرارهای غیر ضروری، بررسی های مدیریت مشترک انجام شود. اطمینان حاصل کنید که جنبه های منحصر به فرد هر استاندارد و همچنین ویژگی های مشترک را پوشش می دهید.

برای کسب ‌وکارهایی که چندین جلسه در یک سال برگزار می‌کنند، می‌توان هر جلسه را به بررسی بخش یا منطقه خاصی از سیستم مدیریت خود اختصاص داد. اگر تصمیم دارید چندین بررسی را به این روش اجرا کنید، مطمئن شوید که مرورها و بررسی ها با هم تمام موضوعات مورد نیاز توسط استاندارد ISO را که گواهینامه آن را دارید پوشش می‌دهد. با نوشتن یک دستور کار دقیق برای هر جلسه می توانید این کار را راحت تر انجام دهید.

دستور کار

چه چیزی – یک دستور کار بنویسید

بخش مهمی از برنامه ریزی شما باید تهیه دستور کار برای جلسه شما باشد، این نیز یک الزام برای گواهینامه ایزو  ISO است، بنابراین انجام این کار خوب است. یک دستور کار دقیق و توافق شده به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که تمام موضوعات مورد نیاز توسط استاندارد ایزو ISO انتخابی شما پوشش داده شده است . به خصوص اگر تصمیم دارید چندین بررسی در طول سال با تمرکز بر موضوعات مختلف برگزار کنید.

بررسی مدیریت باید موضوعات زیر را پوشش دهد:

  • بحث در مورد وضعیت هر گونه مسائل از جلسه قبل.
  • تغییرات در مسائل خارجی و داخلی که بر سیستم مدیریت تاثیر می گذارد.
  • بررسی عملکرد سیستم مدیریت.
  • بررسی منابع موجود و کفایت آنها.
  • بررسی میزان مؤثر بودن اقدامات انجام شده در قبال ریسک ها و فرصت های شناسایی شده.
  • شناسایی فرصت های بیشتر برای بهبود.

 

چه کسی – شرکت کنندگان را مستند کنید

هنگامی که یک دستور کار دارید، می توانید مطمئن شوید که افراد مناسب برای بحث در مورد آن مسائل حضور دارند. جلسه باید توسط فردی که مسئولیت کلی سیستم مدیریت را دارد اداره شود و این مسئولیت آنهاست که آن دسته از اعضای مدیریت ارشد را که باید در بررسی مدیریت شرکت کنند و فعالانه شرکت کنند، تعیین کنند.

به طور کلی، افرادی که باید در یک جلسه بازنگری مدیریت شرکت کنند، تیم مدیریت ارشد هستند، اما ممکن است لازم باشد افراد دیگری نیز برای بحث در مورد مسائل خاصی که جزئیات بیشتری مورد نیاز است شامل شوند.

مرحله 2: سیستم را بررسی کنید

هنگامی که سیستم های خود را به طور کلی بررسی می کنید، باید از زوایای مختلف به آنها نگاه کنید، به طوری که هر یک از اعضای تیم مدیریت می توانند تخصص خود را در شناسایی نقاط قوت و ضعف مشارکت دهند. نقاط ضعف اغلب توسط کسانی برجسته می شود که مستقیماً تحت تأثیر آنها قرار گرفته اند، بنابراین مهم است که افراد دارای دیدگاه فرصتی برای صحبت داشته باشند.

عملکرد عملیاتی – نحوه عملکرد سیستم در روز.

عوامل انسانی – کدام افراد در شرکت شما برای موفقیت سیستم مدیریت شما مهم هستند؟ چه کسی نیاز به مشارکت روزانه دارد؟ برای استفاده بهتر از این افراد چه کاری می توانید انجام دهید و چه سودی برای کل کسب و کار خواهد داشت؟ شایان ذکر است که نیازی به پاسخگویی به همه این سؤالات نیست، با این حال بهتر است از دیدگاه کسانی که تحت تأثیر سیستم مدیریت شما هستند به آنها نگاه کنید.

خطرات خاص – آیا رویداد یا حادثه ای رخ داده است؟ چه کسی دخیل بود و چه اتفاقی افتاد؟ چرا این حادثه رخ داد و چگونه می شد از آن جلوگیری کرد؟

روندهای قابل توجه – چه در داخل یا خارج از شرکت شما اتفاق بیفتند، روندها بینشی در مورد آنچه نیاز به تغییر در فرآیند ها دارد می دهد. درون روند های تجاری شامل فروش، تغییرات محصول یا مشاهدات در مورد فرآیند های داخلی شما می شود. روندهای بیرونی شامل عواملی مانند تغییرات قوانین و حرکت رقبا است.

چند دقیقه وقت بگذارید

مستندسازی محتوا و نتایج جلسات بازنگری مدیریت شما از الزامات گواهینامه ایزو ISO است، بنابراین شخصی باید در طول جلسه دقایقی را در نظر بگیرد. هنگام گرفتن صورتجلسه از دستور جلسه برای کمک استفاده کنید و در کنار هر موضوع مرتبط یادداشت بنویسید. این به نوشتن بعداً کمک می کند زیرا یادداشت های مختصر وقتی تحت یک موضوع خاص نوشته می شوند زمینه بیشتری دارند.

برای هر اقدام یا تغییر توافق شده ای که باید انجام شود، باید مشخص کنید که چه کسی مسئول کار و مهلت تعیین شده است. با ثبت این اطلاعات، می توان این موارد را در بررسی های بعدی مدیریت به راحتی پیگیری کرد. حتما تاریخ و ساعت جلسه و افرادی که در جلسه حضور داشتند را نیز ثبت کنید.

مهم است که صورت جلسه را بنویسید، ترجیحاً هر چه سریعتر بعد از جلسه تا مطمئن شوید که مطالب در ذهن شما تازه است. این به این دلیل است که صورتجلسه به عنوان اطلاعات مستند تحت استاندارد ایزو ISO مورد نیاز است و باید در اختیار حسابرسان شخص ثالث قرار گیرد.

مرحله 3: یک برنامه اقدام و شروع تهیه کنید

هنگامی که متوجه شدید که سیستم مدیریت به کجا می رود، زمان آن است که اهدافی را برای آنچه باید به دست آورید تعیین کنید…

  • ضرب الاجل ها و تعهدات را برای هر فرد در تیم خود تعیین کنید.
  • فهرستی از همه مواردی که باید اتفاق بیفتد تا سیستم شما بهبود یابد، تهیه کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم رهبری شما از مسئولیت های خود آگاه هستند.

به سوالات زیر پاسخ دهید : چه باید کرد؟ چه چیزی باید تغییر کند؟ چه کسی مسئول هر عمل است؟

مطمئن شوید که برنامه اقدام خود را با هر جلسه بررسی مدیریت مرور و بررسی میکنید. این امر به افزایش مسئولیت پذیری و بینش نسبت به اثربخشی کاری که در رابطه با دستیابی به اهداف انجام می شود کمک می کند.

شواهد را بررسی کنید

یکی از جنبه های مهم “گواهینامه ایزو ISO” استفاده از تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت است که استفاده از ارقام و شواهد برای ارزیابی نتیجه یک تصمیم پیشنهادی قبل از اجرای آن است. از آنجایی که جلسه بررسی مدیریت شامل تصمیم گیری در مورد تغییر و جهت گیری سیاست های شرکت و سیستم مدیریت است، بررسی شواهد مناسب برای این فرآیند حیاتی است.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.