تمدید ایزو
تمدید ایزو به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک میکند تا بهبود مستمر فرآیندها، محصولات و خدمات خود را تضمین کنند و رضایت مشتریان و ذینفعان خود را حفظ نمایند. در واقع می‌تواند به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک کند تا بازاری که در آن فعالیت دارند و به سبب اخذ این گواهی در آن وارد شده اند را حفظ نمایند و ادامه فعالیت و تعاملات خود را تضمین نمایند. حفظ این اعتبار تنها با تمدید ایزو قابل دستیابی خواهد بود.
باید در نظر داشته باشید که این گواهینامه موقت صادر میشود و نیاز به تمدید ایزو دوره ای دارد. تمدید استاندارد ایزو به این معناست که سازمان یا شرکت همچنان به رعایت الزامات استانداردی که کسب کرده مقید است و از تغییرات منفی در فرآیندهای کلیدی خود اجتناب می نماید. در نهایت تمدید ایزو نشان میدهد که سازمان یا شرکت به دنبال بهبود مستمر است و با تغییرات محیط خارجی خود را سازگار نگه می دارد.
یک شرکت یا سازمان بازرگانی برای ایجاد روابط بهتر و مطمئن تر نیاز به دریافت ایزو دارد. اما مشاغل و یا حرفه های گواهی شده باید بدانند؛ که یک گواهی نمی تواند برای مادام مادام العمر معتبر باشد در واقع هر گواهی دارای تاریخ صدور و تاریخ انقضا است. اما پرسش این است که مهلت استفاده از این مدرک بین المللی چقدر است و شرایط تمدید ایزو چیست؟
در این مقاله، اصول اولیه را مورد بحث قرار خواهیم داد و هر آنچه را که باید در مورد انقضا و تمدید ”گواهینامهISO” بدانید را توضیح خواهیم داد.
در واقع “گواهینامه های ISO” دارای تاریخ اعتبار متفاوتی هستند؛ برای مثال: پس از اخذ “ایزو HSE” شما تا مدت 3 سال می توانید از اعتبار آن بهره مند شوید و بعد از گذشت زمان تعیین شده لازم است که شرایط تمدید گواهینامه HSE را پیگیری کنید.
یکی از قوانین مهم در “سازمان استاندارد جهانی پیگیری و نظارت “2 مرحله ای به صورت هر ساله از طریق پروسه ی ممیزی مراقبتی است که جهت نظارت برروی عملکرد تمام بند های ذکر شده در قرار داد و نبودن هیچ گونه خطایی در قوانین وضع شده در سازمان است که اگر سازمان دارنده ی گواهینامه به آنها عمل نکند و یا خللی در عملکرد و تجارت آنها باشد سازمان ایزو به طور کل گواهی را معلق و در نهایت ابطال خواهد کرد.
“استاندارد ایزو” به غیر از استانداردهای بالا در روابط تجاری به سازمان ها امکان حضور در مناقصات رسمی، انجام فرآیند رجیستری سازمان به وسیله کارفرمایان، افزایش بهره وری سازمان ، انجام ارزیابی های لازم برای عملکرد موثر و… را میدهد.
مقاله مرتبط : گواهینامه ایزو چیست؟
شرایط تمدید ایزو
هنگامی که گواهی شما منقضی می شود، میتوانید به سادگی توسط یک ممیز خارجی مورد ارزیابی مجدد قرار بگیرید، مشابه ممیزی اولیه “گواهینامه ISO” یک نهاد صدور گواهینامه معتبر مانند گواهینامه بهترین عمل به سازمان یا شرکت گواهی شده ارسال میگردد، سیستم های مربوطه را ارزیابی می کند و توصیه هایی در مورد اینکه چگونه می توانید رویه های عملیاتی استاندارد خود را بهبود ببخشید ارائه میکند.
برای تمدید ایزو، باید با مؤسسه صادر کننده گواهینامه تماس بگیرید و زمان مناسب برای بازرسی تجدید نظر را هماهنگ کنید. بازرسان مؤسسه صادر کننده گواهینامه به سازمان یا شرکت مراجعه میکنند و از رعایت الزامات استانداردهای ایزو توسط آنها اطمینان حاصل می شود.
بازرسی تجدید نظر معمولاً در پایان دوره اعتبار مدرک ایزو، یعنی هر سه سال یک بار، انجام میشود. بازرسی تجدید نظر ممکن است شامل بررسی مستندات، مصاحبه با کارکنان، بازدید از فرآیندها و محصولات و خدمات، بررسی شکایات و رفع عیب و اقدامات بهبودی باشد. بازرسان گزارش بازرسی خود را به سازمان یا شرکت و مؤسسه صادر کننده گواهینامه ارائه می دهند و نتایج بازرسی را اعلام می کنند که نتایج بازرسی می تواند شامل تأیید، تأخیر، تعلیق یا لغو ایزو باشد.
برای مثال،”حسابرس” ممکن است ممیزی های نظارتی را از تأسیسات شما انجام دهد، اسناد داخلی را بررسی کند، به عملکرد کلی کسب و کار شما و نحوه ردیابی آن نگاه کند.که آیا همچنان از الزامات قرار داد پیروی میکنید و شرایط تمدید “ایزو” را دارید یا خیر. سپس بعد از 15 روز گزارشی را تهیه و در اختیار سازمان و یا شرکت بازرگانی قرار خواهد داد که نکات را مورد اصلاح را در آن ذکر خواهد شد؛ اگر همه چیز به خوبی پیش برود و الزامات انجام شود شما شرایط تمدید ایزو را مجدد بدست خواهید آورد و می توانید مدرک خود را حفظ کنید .با این حال همچنان مراحل به پایان نرسیده است و شما باید از باید طبق دستورالعمل های ابلاغیه عمل کنید.
مدارک مورد نیاز تمدید
برای تمدید ایزو، باید مدارک زیر را به مؤسسه صادر کننده گواهینامه ارائه دهید:
- فرم درخواست تمدید ایزو
- کپی گواهینامه فعلی
- لیست استانداردهای ایزو که سازمان یا شرکت قصد تمدید آنها را دارد
- لیست تغییرات احتمالی در فعالیت‌های سازمان یا شرکت در دوره اعتبار استاندارد ایزو
- لیست شکایات و رفع عیب و اقدامات بهبودی که در دوره اعتبار گواهی ایزو صورت گرفته است
- لیست بازخوردهای مشتریان و ذینفعان در دوره اعتبار ایزو
- لیست نقص‌های قابل قبول و غیرقابل قبول که در بازرسی‌های داخلی و خارجی در دوره اعتبار ایزو شناسایی شده است.
- لیست خط مشی‌ها، روش‌ها، دستورالعمل‌ها و فرم‌های مربوط به استانداردهای انتخاب شده
هزینه تمدید مدرک بین المللی
برای “تمدید ایزو” لازم است که نصف مبلغ اولیه را پرداخت کنید البته شرایط دقیق به نسبت نوع قرار داد و گواهینامه ممکن است متفاوت باشد.
چگونه باید از زمان تمدید مطلع شد؟
مراحل تمدید ایزو طی سه مرحله انجام میگردد :
- مراجع صادر کننده “سازمان بین المللی استانداردها” با نام CB ها در نامه ایی به درخواست کنندگان هزینه تمدید ایزو های دریافتی را اعلام میکنند. اغلب نامه مراجع از طریق مشاوران به شرکت های متقاضی ارائه میگردد. این اعلام هزینه جهت تمدید یک الی دوماه قبل از گذشت تاریخ انقضا باید انجام شود .
د رواقع این زمان یک تا دو ماه به عنوان یک فرصت برای مدیران متقاضی و صاحبان کسب و کارهای بازرگانی در نظر گرفته میشود که بتوانند با توجه به شرایط و جوانب جهت تکمیل مراحل و شرایط تمدید ایزو اقدام کنند.
البته زمان یک تا دو ماه اعلام شده کاملا دقیق نیست و برخی مشاوران شاید زودتر و یاد یرتر به مشتری اعلام کنند.
- پس از دریافت نامه توسط متقاضی و موافقت کامل مدیرعامل جهت “تمدیدگواهینامه”، هزینه واریز به سازمان میگردد که این به معنی تایید و انجام ادامه مراحل کاراست.
- بعد از واریز مبلغ مقرر نامه ای جهت نحوه رجیستری برای مشتری ارسال میشود؛ تا مشتری با توجه به شرایط تمدید ایزو بتواند نام شرکت خود همچنین گواهینامه های دریافتی را مشاهده کند.
نکته: تمام “مراجع صادر کننده “سالی یکبار به مدت دو سال برای متقاضیان اعلام تمدید ممیزی مراقبتی ارسال میکنند.
فقط دریک صورت ممکن است که متقاضی نامه ریجستری را دریافت نکند و آن هم در زمانی است که مبلغ تمدید گواهینامه به حساب واریز نشده باشد.
کلام آخر
تمدید ایزو یک فرصت برای سازمان و شرکت شماست تا نشان دهید همچنان به رعایت الزامات کیفیت، ایمنی، بهره‌وری و مسئولیت اجتماعی پایبند هستید و به دنبال بهبود مستمر فرآیندها، محصولات و خدمات خود می باشید. تمدید ایزو نیاز به بازرسی تجدید نظر دارد که در آن بازرسان مؤسسه صادر کننده گواهینامه از رعایت استانداردهای انتخاب شده توسط سازمان یا شرکت شما اطمینان حاصل میکنند. برای تمدید ایزو، باید مدارک مورد نیاز را به مؤسسه صادر کننده گواهینامه ارائه دهید و نتایج بازرسی را پذیرفته و اجرا کنید.
تمدید ایزو فواید و مزایای موثری برای شما به همره دارد و می‌تواند به شما در موارد زیر یاری دهد:
- رضایت مشتریان و ذینفعان خود را افزایش دهید
- به عرصه بازارهای جدید وارد شوید و رقابت‌پذیری خود را بالاتر ببرید
- اعتبار خود را نزد مشتریان، ذینفعان و سایر سازمان‌ها افزایش دهید
- هزینه‌های خود را کاهش و بهره‌وری خود را افزایش دهید
- خطرات و نقص‌های خود را در ادامه کنترل کنید و کاهش دهید
- با تغییرات محیط خارجی روز به روز سازگارتر شوید
بنابراین، تمدید ایزو یک فعالیت حیاتی برای حفظ و افزایش کیفیت به شمار می رود و توجه کافی نسبت به این اقدام می تواند به پیشرفت بیشتر سازمان یا شرکت شما کمک کند.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم ؟
اگر شما نیز یک شرکت یا سازمان دارای ”ایزو“ هستید باید نسبت به تمدید گواهینامه خود آگاه باشید .در این مقاله تلاش کردیم شما را با روند و شرایط تمدید گواهینامه آشنا کنیم و نکاتی مهم را در اختیار شما قراردهیم امیدوار هستیم که مطلب مورد استفاده شما عزیزان قرار گرفته باشد.
تمدید ایزو به چه مدارکی نیاز دارد؟
✔ برای تمدید گواهینامه ایزو، نیاز به ارائه مدارک زیر مرجع صدور گواهینامه است: فرم درخواست تمدید ایزو کپی گواهینامه فعلی لیست استانداردهای نیاز به تمدید لیست تغییرات انجام شده در زمان اعتبار ایزو مستندات شکایات و رفع عیب و اقدامات بهبودی در دوره اعتبار گواهینامه مستندات بازخورد مشتریان و ذینفعان در دوره اعتبار لیست نواقص قابل قبول و غیرقابل قبول بازرسی‌های داخلی و خارجی در دوره اعتبار مستندات خط مشی، روش‌ها، دستورالعمل‌ها و فرم‌های مربوط به استاندارد انتخاب شده
تمدید ایزو تا چه زمانی فرصت دارد؟
✔ برای تمدید ایزو، بهتر است با مرجع صدور گواهی خود در ارتباط باشید و هماهنگی مناسب برای بازرسی مجدد را برنامه ریزی کنید. بازرسی تجدید نظر و تمدید ایزو معمولاً در پایان دوره اعتبار ایزو، یعنی هر سه سال یک بار، انجام میشود.