اصطلاحات ایزو ISO

اصطلاحات ایزو iso

سازمان استاندارد سازی ایزو به منظور ارتباط و هماهنگی بهتر بین کشورهای عضو، اصطلاحات و تعاریف مشخصی را برای مفاهیم و فرآیندهای مربوط به استانداردهای خود در نظر گرفته است. این اصطلاحات به زبان‌های رسمی ایزو یعنی انگلیسی و فرانسوی مستند شده‌اند و برای استفاده ساده تر دیگر اعضا، به زبان‌های مختلف نیز ترجمه شده اند. با توجه به اینکه برای اخذ این گواهی لازم است با برخی اصطلاحات استاندارد ایزو آشنایی داشته باشید، در این مقاله قصد داریم، برخی از اصطلاحات ایزو رایج را به شما معرفی کنیم و تفاسیر و معانی آن را شرح دهیم.

اصطلاحات استاندارد ایزو کاربردی

برای درک بهتر فرایندهای اجرایی و تنظیم داکیومنت های ایزو لازم است با برخی اصطلاحات استاندارد iso در مستندات و داکیومنت های آن آشنایی داشته باشید. برخی اصطلاحات ایزو که ممکن است با آن برخورد داشته باشید عبارتند از: 

• استاندارد (standard): سند مورد توافقی است که برای استفاده مشترک و با الگوی یکسان برای گروه‌های ذینفع تدوین شده و الزامات، مشخصات، روش‌ها، فعالیت‌ها یا نتایج را تعریف می‌کند.
• الزامات (requirements): نیازمندی هایی که باید رعایت شود یا قابل رعایت باشد.
• مشخصات (specifications): توصیف دقیق و قابل سنجش چگونگی عملکرد، ساختار، خصوصیات
• روش (method): روند منظم و قابل پایش که برای انجام فعالیت خاص یا حل مسئله خاص استفاده می‌شود.
• فعالیت (activity): عمل یا مجموعه‌ای از اعمال که برای رسیدن به هدف خاص انجام می‌شود.
• نتیجه (result): خروجی یا پیامد حاصل از انجام فعالیت یا فرآیند.
• ذینفع (stakeholder): شخص یا سازمان که به نحوی در فعالیت، محصول، خدمت، پروژه یا استاندارد ذی‌نفع است یا تأثیر می‌گذارد یا تأثیر می‌پذیرد.
• مشتری (customer): شخص یا سازمان که از محصول یا خدمت استفاده می‌کند یا قصد استفاده دارد.
• تأمین‌کننده (supplier): شخص یا سازمان که محصول یا خدمت را تولید، ارائه، نصب، تعمیر، نگهداری یا پشتیبانی می‌کند.
• محصول (product): نتیجه فعالیت یا فرآیند که قابل دسترس، قابل انتقال، قابل ذخیره و قابل اندازه‌گیری است. محصول ممکن است عبارت باشد از کالا، خدمت، نرم‌افزار، اطلاعات و یا ترکیب آن‌ها.
• خدمت (service): نتیجه فعالیت یا فرآیند که برای رفع نیاز یا تقاضای مشتری ارائه می‌شود و قابل دسترس و قابل اندازه‌گیری است. خدمت ممکن است شامل تحویل، نصب، تعمیر، نگهداری، پشتیبانی، آموزش و مشاوره باشد.
• نرم‌افزار (software): بخش غیرقابل لمس و غیرفیزیکی از ساختار كامپيوتر كه شامل دستورالعمل‌های منطقي و داده‌هایي است كه برای كاركرد صحيح سيستم لازم هستند.
• اطلاعات (information): داده‌های پردازش شده که برای کاربران دارای ارزش و معنا هستند.
• کالا (goods): بخش قابل لمس و فیزیکی از محصول که قابل حمل و نقل است.

این بخشی از اصطلاحات ایزو رایج عمومی در مستندات و داکیومنت های ایزو بود و مطمئنا در زمان بررسی، با اصطلاحات بیشتری روبرو خواهید شد. در ادامه قصد داریم اصطلاحات استاندارد ایزو تخصصی تر را مرور کنیم.

اصطلاحات اسناد ایزو

به طور کلی، اصطلاحات عمومی اسناد ایزو ممکن است بستگی به نوع و موضوع اسناد داشته باشد. اما برخی از اصطلاحات که در بسیاری از اسناد ایزو مورد استفاده قرار می‌گیرند، عبارتند از:

• سند (document): اطلاعات و المان های تصویری که آن را دربر می‌گیرد. سند می‌تواند به صورت کاغذی، الکترونیکی، عکس، متن، نمونه و غیره باشد.
• ثبت (record): سندی که شواهد فعالیت‌های انجام شده را نشان می‌دهد. ثبت نباید تغییر یابد و باید به صورت قابل بازیابی و قابل خواندن نگهداری شود.
• اطلاعات مستند (documented information): سند یا داده های ثبت شده که برای مدیریت سیستم، فرآیندها یا محصولات لازم است. اطلاعات مستند باید کنترل شده و به روز باشد.
• الزامات (requirements): نیاز یا توقع که باید رعایت شود یا قابل رعایت باشد. الزامات ممکن است از منابع مختلف نظیر استانداردها، قوانین، مشتریان، سازمان‌ها و ذینفعان نشأت گیرند.
• تطبیق (conformity): تطابق با الزامات. تطبیق ممکن است توسط خود سازمان، خریدار یا طرف سوم ارزیابی شود.
• عملکرد (performance): نتایج قابل اندازه‌گیری یا قابل مشاهده از فعالیت‌های سازمان. عملکرد ممکن است به صورت کمی یا کیفی بررسی شود.
• بهبود (improvement): فعالیت‌های انجام شده برای افزایش سطح عملکرد.
• فرآیند (process): مجموعه‌ای از فعالیت‌های همبسته و تعامل دار که ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کند. فرآیندها باید تعریف شده و کنترل شده باشند.
• سامانه (system): مجموعه‌ای از عناصر همبسته و تعامل دار که برای رسیدن به هدف خاص با هم کار می‌کنند.
• سامانه مدیریت (management system): سامانه ای که برای تعیین سیاست‌ها، هدف‌ها و فرآیندهای لازم برای رسیدن به نتایج خواسته شده است. سامانه مدیریت شامل عناصر زیر است: منابع، فعالیت‌ها، نتایج، بازخوردها و بهبود.
• مشتری (customer): طرفی که از محصول یا خدمات سازمان استفاده می‌کند یا قصد استفاده دارد. مشتری ممکن است داخلی یا خارجی باشد.
• ذینفع (interested party): طرفی که به نتایج یا عملکرد سازمان علاقه‌مند است یا تأثیر می‌گذارد یا تأثیر می‌پذیرد.
• سامانه مدیریت (management system): سامانه که برای تعیین سیاست‌ها، هدف‌ها و فرآیندهای لازم برای رسیدن به نتایج خواسته شده است. سامانه مدیریت شامل عناصر زیر است: منابع، فعالیت‌ها، نتایج، بازخوردها و بهبود.
• مرجع (reference): منبعی که اطلاعات مربوط به یک موضوع خاص را ارائه می‌دهد. مرجع ممکن است شامل استانداردها، کتاب‌ها، مقالات، وب‌سایت‌ها و غیره باشد.
• توصیف (specification): سندی که الزامات یا مشخصات یک محصول، خدمت، فرآیند یا سامانه را تعریف می‌کند. توصیف باید به صورت رسمی و کتبی باشد و بتوان آن را اندازه‌گیری یا ارزیابی کرد.
• تغییر (change): هرگونه تفاوت یا اختلاف در وضعیت قبل و بعد از انجام یک فعالیت. تغییر ممکن است به صورت خودبخود یا برنامه‌ریزی شده رخ دهد.

اصطلاحات مميزي ايزو

در ممیزی نیز اصطلاحات استاندارد ایزو مشخصی مورد استفاده قرار می گیرد. از جمله این اصطلاحات ایزو می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مميزي (audit): فرآيندي سيستماتيك، مستقل و مستند شده كه به منظور تعيين درجه اطمينان از رعايت الزامات يك سيستم، فرآيند يا محصول صورت مي‌گيرد.
• هدف مميزي (audit objective): عبارت است از دلايل يك مميزي كه به صورت كلي يك يا چندين جنبه را در بر دارد. به عنوان مثال: رعايت الزامات است
• برنامه مميزي (audit programme): مجموعه‌اي از يك يا چند مميزي كه براي رسيدن به هدف مشخص شده طراحي و اجرا مي‌شود. برنامه مميزي شامل تعيين منابع، روش‌ها و زمان‌بندي مميزي‌ها است.
• تیم ممیزی (audit team): گروهی از ممیزان و کارشناسان که برای انجام یک ممیزی خاص تشکیل شده‌اند. تیم ممیزی تحت رهبری یک ممیز ارشد عمل می‌کند.
• ممیز ارشد (lead auditor): ممیزی که توسط سازمان ممیز یا سازمان درخواست‌کننده مسئول هدایت و کنترل تیم ممیزی در طول فرآیند ممیزی انتخاب شده است. ممیز ارشد باید دارای صلاحیت و تجربه لازم برای انجام نقش خود باشد.
• ممیز (auditor): شخصی که دارای صلاحیت و تجربه لازم برای انجام فعالیت‌های ممیزی است. ممیز باید بتواند به صورت بی‌طرفانه، منصفانه، حرفه‌ای و با رعایت اصول اخلاق، حسابرسی کند.
• کارشناس (expert): شخصي كه داراي دانش يا تجربه خاص در زمينه‌اي است كه به عنوان يك جنبه از هدف مميزي در نظر گرفته شده است. كارشناس به عنوان يك عضو تيم مميزي عمل نمي‌كند و فقط به عنوان يك منبع اطلاعاتي به تيم كمك مي‌كند.
• سازمان مميز (audit organization): سازماني كه فعاليت‌هاي مربوط به برگزاري و اجراي برنامه‌ها و مميزي‌ها را انجام مي‌دهد. سازمان مميز با سازمان درخواست‌كننده يك قرارداد منعقد مي‌كند و با سازمان مورد مميزي يك توافق نامه امضاء مي‌كند.
• سازمان درخواست‌کننده (auditee): سازمان يا قسمت سازمان كه قصد دارد يك برنامه حسابرسی يا يك مميزي را درخواست كند. سازمان درخواست‌كننده مي‌تواند همان سازمان مورد مميزي باشد يا سازمان ديگري كه با سازمان مورد مميزي رابطه دارد.
• سازمان مورد ممیزی (audited organization): سازمان یا قسمت سازمان که مورد بررسی و ارزیابی تیم ممیزی قرار می‌گیرد. سازمان مورد ممیزی باید با همکاری و ارائه اطلاعات لازم به تیم ممیزی، فرآیند ممیزی را تسهیل کند.
• طرف ذینفع (interested party): شخص یا سازمان که به نتایج ممیزی علاقه‌مند است یا تأثیر می‌گذارد یا تأثیر می‌پذیرد. به عنوان مثال: مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارکنان، سهامداران، رقبا، نظارت‌گران و مقامات قانونی.
• الزامات مرجع (reference requirements): الزاماتي كه به عنوان يك منبع براي ارزيابي عملكرد سيستم، فرآيند يا محصول در نظر گرفته شده‌اند. الزامات مرجع مي‌توانند شامل استانداردها، قوانين، دستورالعمل‌ها، خط‌مشي‌ها و غيره باشند.
• اختلاف (nonconformity): عدم رعایت یک یا چند الزامات مرجع توسط سازمان مورد ممیزی. اختلاف باید توسط تیم ممیزی شناسایی، ثبت و گزارش شود.
• اقدام اصلاحی (corrective action): فعالیت یا فعالیت‌هایی که برای رفع علت اصلی یک اختلاف یا جلوگیری از تکرار آن انجام می‌شود. اقدام اصلاحی باید توسط سازمان مورد  ممیزی بر اساس گزارش ممیزی و با رعایت زمان‌بندی مشخص شده انجام و اثبات شود.
• اقدام پیشگیرانه (preventive action): فعالیت یا فعالیت‌هایی که برای شناسایی و رفع علت احتمالی یک اختلاف یا جلوگیری از بروز آن انجام می‌شود. اقدام پیشگیرانه باید توسط سازمان مورد ممیزی بر اساس تجزیه و تحلیل ریسک‌ها و فرصت‌ها انجام و اثبات شود.
• گزارش مميزي (audit report): سند رسمي كه توسط تيم مميزي تهيه و به سازمان درخواست‌كننده و سازمان مورد مميزي ارائه مي‌شود. گزارش مميزي بايد شامل هدف، برنامه، الزامات مرجع، روش، نتايج، نظرات و توصيه‌هاي مميزي باشد.
• پيگيري مميزي (audit follow-up): فعاليت‌هايي كه به منظور بررسي و تأييد اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه سازمان مورد مميزي صورت مي‌گيرد. پيگيري مميزي ممكن است شامل بازديد مجدد، ارائه مستندات، تأييد كارشناسان يا ساير روش‌ها باشد.

اصطلاحات متداول استاندارد ISO

دانستن مفهوم اصطلاحات استاندارد ایزو ، مشاوره ایزو ، ممیزی و .. میتواند در مراحل اخذ ایزو کمک کننده باشد.

مشاوره ایزو

تعریف “مشاوره ایزو”: به کلیه راهکارها و راهنمایی هایی که در راستای طراحی  مستندات استاندارد ایزو شامل روشهای اجرایی و دستورالعمل ها و فرمها ، پیاده سازی آن ها در سازمان، اجرای کلیه موارد طراحی شده توسط کلیه واحدهای سازمان و پرسنل، ممیزی داخلی  جهت برآورد آمادگی سازمان برای ممیزی ثبت و صدور استاندارد ایزو میباشد مشاوره ایزو گفته میشود.

مشاور ایزو

“مشاور ایزو” : شخص، فرد یا سازمانی که وظیفه طراحی، پیاده سازی و اجرای  سیستم مدیریت کیفیت سازمانی را به عهده میگیرد و آن سازمان را در جهت انجام ممیزی صدور گواهینامه آماده مینماید مشاور ایزو نامیده میشود. شما میتوانید با پشتیبانهای حرفه ای و مجرب تیم سیستم کاران تماس بگیرید و از مشاوره رایگان ما استفاده کنید.

ممیز

“ممیز” : شخصی که از طرف سازمان صدور گواهینامه ایزو یا سرتیفیکیشن مسئولیت بازبینی و آدیت سیستم مدیریت کیفیت سازمان را به عهده دارد ممیز نامیده میشود.

ممیزی

“ممیزی” : عملیات انجام ممیزی و ادیت و بازبینی سیستم مدیریت کیفیت سازمان را ممیزی مینامند.

استاندارد ایزو

“استاندارد ایزو”: استاندارد ایزو ISO در واقع یک مجوز جهت اجازه فعالیت نیست و این معنا را نمیدهد. این گواهینامه صرفا و فقط گواهی میکند که یک سیستم مدیریت، فرایند تولید، خدمات یا فرایند مستند سازی و این کسب و کار تمام الزامات استاندارد و تضمین کیفیت آن ایزو مربوطه را برآورده نموده  است و در نتیجه در اطمینان سازی برای مشتریان آن سیستم نقش به سزایی دارد.

شایستگی

یک سیستم مدیریت کیفیت هنگامی بیشترین اثربخشی را دارد که تمام کارکنان مهارتها، آموزش، تحصیلات تجربه مورد نیاز را براي انجام نقشها و مسئولیتهاي خود درك کرده و آنها را به کارگیرند. مدیریت رده بالا مسئولیت دارد فرصتهایی را براي کارکنان به منظور به وجود آوردن شایستگی هاي لازم فراهم نماید.

آگاهی

آگاهی هنگامی به دست میآید که کارکنان مسئولیت هاي خود و اینکه چگونه اقدامات آنها به دستیابی اهداف سازمان کمک میکند را درك کنند.

تبادل اطلاعات

تبادل اطلاعات طرح ریزي شده و اثر بخش درون سازمانی (براي مثال در سرتاسر سازمان) و برون سازمانی (براي مثال با طرفهاي ذينفع ذيربط) موجب ارتقاي مشارکت کارکنان و درك بیشتر آنها در موارد زیر میشود:

• “محیط کسب و کار سازمان”
• “نیازها و انتظارات مشتریان و طرفهاي ذينفع ذيربط”
• “سیستم هاي مدیریت کیفیت”

اصول مدیریت کیفیت :

مشتري محوري

“بیان اصل” برآورده کردن الزامات مشتري  تلاش براي فراتر رفتن از انتظارات وي در مرکز توجه اصلی مدیریت کیفیت میباشد.

سیستم

سازمانها در پی شناخت محیط کسب و کار درون سازمانی و برون سازمانی براي مشخص کردن نیازها و انتظارات طرفهاي ذينفع ذيربط میباشند. این اطلاعات در تکوین سیستم مدیریت کیفیت براي دستیابی به پایداري سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. برون دادهاي یک فرایند میتواند درون دادهاي فرایندهاي دیگر.

فرایندها

هر سازمان داراي فرایند هایی است که میتواند تعیین گردد، اندازه گیري شود و بهبود یابد. این فرایندها به منظور ارائه نتایجی همخوان با اهداف سازمان و محدوده در برگیرنده بخشهاي کاري مختلف سازمان با یکدیگر در تعامل اند. برخی فرایندها میتوانند حیاتی باشند، حال آنکه برخی دیگر چنین نیستند. فرایند ها براي ارائه برون دادها داراي فعالیتهاي مرتبط به هم با درون دادها میباشند.

فعالیت

کارکنان در محدوده یک فرایند براي انجام فعالیتهاي روزانه خود باهم همکاري میکنند. برخی فعالیتها مقرر شده و وابسته به درك اهداف سازمان است اما در حالیکه برخی دیگر چنین نیستند و ماهیت و نحوه اجراي آنها در پی واکنش به محركهاي خارجی، تعیین میشود.

جمع بندی

اصطلاحات استاندارد ایزو بسیار گسترده هستند و بیشتر از مواردی که در این مقاله به توضیح آن ها پرداختیم، اصطلاحات دیگر مورد استفاده قرار می گیرند. هدف ما در این مقاله پرداختن به برخی از اصطلاحات استاندارد iso رایج بود تا با این موارد و مفاهیم آن بیشتر آشنایی پیدا کنید تا در مراودات خود و بررسی های بیشتر مستندات، اصطلاحات ایزو و کاربرد آن، برای شما سردرگمی ایجاد نکند و تا حدودی با این عبارات آشنایی پیدا کرده باشید.